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第五部分包括的最后一个特殊情况是虚拟演讲。记得会议总是面对面举行，一群人挤在一个房间里，就像恐龙在跳迪斯科一样。而现在许多会议是在电脑上或其他虚拟的地点举行，如网络会议、电话会议和电视会议等，它们作为新的类型有不同的运作规则。你要面对的是世界上居住在各种时区的人，要确保在看不见听众时让他们理解你，希望运用的技术用得恰到好处。每一种虚拟演讲都有它自己的优势和问题，例如，你要参加电视会议，外表显然很重要，穿纯色衣服，避免花式的；而假如你通过电话或电子邮件沟通，外表就不是一个问题。决定采取哪种最适合你的虚拟技术取决于演讲的目的和预算。（想了解更多关于虚拟演讲的信息，请查阅第21章。）
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第5节：第1章 演讲：成功的关键所在（1）
第2章 四要素：人物、事件、地点和原因
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本章提要
？明确演讲的功能和目的
？掌握分析听众的技术
？揭露创造和谐的秘诀
？控制你的主题
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“开始”总是任何活动（尤其是你准备演讲且想拔得头筹时）最棘手的部分。别担心，演讲不是令人痛苦的事，它也可以很有趣。
本章推荐了几个开始演讲的简单方法（你也会喜欢）。
明确演讲需要做的事情
我知道演讲者有三种类型：让事情发生、观看事情发生和想知道发生了什么事情。假如你不想知道发生了什么，最好知道你想让什么发生。这一部分告诉你该怎样做。
通知，劝说，娱乐
演讲的传统功能是通知、劝说或娱乐。下面是一点不平常的认识：根据动机——你的演讲动机和听众的听讲动机，能作出更加有用的分析。你曾经被要求演讲吗？你被命令做演讲吗？你想做演讲吗？听众想听到你的演讲吗？他们是被迫还是愿意听你演讲呢？
无论你怎么用功分析，目的是不变的：你想知道进行这次演讲的原因和所希望的结果以及根据目的创建你的演讲。
树立明确目标
你想完成什么目标？这个问题的答案对于你所做的有关演讲的每个决定都至关重要，然而，大多数人回答起来含混不清。
第2章四要素：人物、事件、地点和原因第一部分有准备演讲我想出名。
我想打动我的老板。
我想把它做完了事。
为了纠正这一点，交流管理顾问吉姆·卢卡斯沙斯基（Jim Lukaszewski）建议人们创建一系列特定的信息目标。“你想树立你的威信吗？”他问，“你想让听众同意你在那个问题上的立场吗？你想让他们学会某方面的知识吗？你想使得他们发笑吗？你想让他们做什么？”
写下你的目标，完善演讲内容时将其作为参考，这样有助于你决定演讲应该包括哪些内容。任何无助于实现目标的事情都应该被摒弃。
咨询基本信息（时间、地点以及诸如此类的信息）
无论你被邀请进行何种类型的演讲，有些信息对于塑造你的谈话是基本和重要的。你首先要知道你的联系人的名字，然后，你可以让他们给你提供你需要的其他信息。即使是在自己的公司演讲，你也有可能并不熟悉被安排去讲话的部门。安排你演讲的人应该帮助你作准备。下面列表中是一些需要你回答的问题。
关于整件事情：
会议的目的是什么？是常规会议还是特殊情况？是正式会议还是非正式会议？气氛严肃还是轻松？会议上我的发言重要吗？关于组织形式：
会议议程是什么？发言采取什么形式？（普通会议、紧急会议还是公开讨论？饭前、饭中还是饭后？）我在什么时间开始发言？我需要展示多长时间？还有其他演讲者吗？他们什么时候发言？他们的发言内容是什么？他们的发言对我有竞争力吗？演讲之前发生了什么事？演讲之后发生了什么事？关于地点：
我会在哪儿进行演讲？（在自己的办公楼，在其他公司的总部，还是在城外的会议中心？）我将在哪种类型的房间演讲？（会议室？听众席？）房间是什么样的布局？有哪些可用的设备？研究分析你的听众
想与听众搞好关系吗？一开始就尽可能多地了解听众席上的人：他们是谁，有什么样的信仰，为什么听你讲话？这一程序叫做听众分析。
你掌握的信息越多，就越有可能完成用讲话引起听众兴趣的目标。了解听众的兴趣能提高听众听你讲话的可能性，有助于决定你的信息。你要进行什么类型的辩论？最有效的例子是什么？你的解释有多复杂？你应该引用哪些权威的话？对于这些以及类似问题的回答决定了你演讲的内容和结构。
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第6节：第1章 演讲：成功的关键所在（2）
在下面几个部分中，我提出了许多关于听众的问题。你如何找到答案呢？首先，假如你在一家特殊公司或组织演讲，浏览它的网站，上面应该提供了工作人员的大量信息；其次，与安排你演讲的人进行谈话，要求他们向你提供有关你的听众和其他的信息。
了解人口信息：年龄、性别以及类似信息
我想了解听众的第一件事总是他们的人数，10个人，100个人还是1 000个人呢？听众的多少决定了演讲的许多方面，例如，大规模的听众排除了某些类型的视觉教具，需要使用麦克风；规模小点的听众通常是非正式的。一些用于大规模听众的招数当面对小规模听众时就显得有些傻了。（当全部听众坐成一排时，“转身与你身后的听众握手”就不合适。）
我想知道的第二件事是听众的综合特征：听众之间是什么关系？他们来自同一个组织吗？他们有共同的兴趣吗？我把这种信息作为构建演讲内容的基础。
另一件我想核实的事是关于听众的人口数据：他们的年龄范围？受过哪种教育？下面列出人口项目的几个标准：
年龄性别教育水平经济状况
宗教信仰职业民族政治面貌文化影响通常认为你应该尽可能多地收集有关听众的人口信息，另一种观点认为你收集的材料比用到的多。是的，理论上你也许想使演讲能够反映每个听众的特性，实际上，你却没有时间或精力那样做。其实，擅长挑选出最重要的人口信息就会让你的演讲获得成功。
比方说，假设你在一家药品公司工作，被要求向一组未来投资者展示公司的概观。他们的年龄、性别和宗教信仰会对你的谈话有影响吗？当然，你可能会考虑如何好好利用关于这些特征的知识，但是，你的演讲内容可能更多地受到听众的职业和教育背景知识的影响。有一些未来投资者是医生吗？（他们也许比你更了解药品。）他们是专业的投资顾问还是对企业财务一无所知的有钱人呢？（你应该让你的“数字”分析有多复杂呢？）你要拿定主意，将重点放在确实能影响你的演讲的听众的特征上，而不是浪费时间去做人口调查。
听众的态度、价值观和信仰
演讲者倾向于将重点放在听众的人口数据上，却往往忽略了听众的信仰、态度和价值观。原因很简单：很难去拓展这种信息。你能很容易地知道有多少听众，是男性还是女性，但如果想知道他们在想什么就困难了。他们的信仰、态度和价值观会为理解你的演讲内容带来特殊的效果。
你真正需要了解的是什么呢？实际上，你需要勾画一个听众的心理轮廓，了解他们来自哪里。下面是一些你需要回答的问题：
听众对我演讲的主题持什么态度？听众对我作为演讲者的身份持什么态度？听众对我有什么刻板印象？人们内心有隐藏的议程吗？听众认为重要的价值观是什么？听众拥有共同的价值体系吗？听众所拥有的信仰和态度有多强烈？听众在什么公司和企业部门工作？听众里面包括我在企业里的竞争者吗？听众里面包括能嘉奖或惩罚我的人吗？（我的老板、高层管理人员或股东）对于这些问题的回答有助于你确定研究主题的方法。
听众了解的信息以及了解信息的时间
具有传奇色彩的足球教练文森·洛巴迪（Vince Lombardi）曾经向他的队员做了一次基础性演说，“我们要从头开始，”他说，“这是足球。”这段话发生在当他的一个队员回答说“稳住，教练，太快了”的时候。
想与听众从头开始吗？你最好弄清楚他们已经知道了什么情况。演讲者易犯的两大错误是谈话要么令听众费解，要么太浅显。
演讲前请仔细考虑这些问题：
听众觉得我展示给他们的材料有多复杂？听众席中有没有关于这个问题的专家？听众有没有听过与我的观点有关的其他演讲？他们为什么感兴趣？我的展示会改变他们的工作方式或工作关系吗？如果包括不同的部门，他们会理解与主题相关的背景和行话吗？他们早就了解主题的基本观念吗？他们认为对于主题了解很多吗？他们是如何知道关于主题的信息的？他们熟悉我的研究方法并支持我关于这个主题的意见吗？再说一遍，这些问题的答案对于你构建演讲起着重要的作用。听众已经掌握的信息决定了你需要提供多少背景资料、使用多么复杂的语言和包含哪些事例。
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第7节：第1章 演讲：成功的关键所在（3）
听众的期望
“我听过一场有3 000听众的演讲，发言者是闻名世界的经济学家，他的演说让时间停滞不前。”高级行政人员尼尔·拜伦（Neil Baron）说道，“他使用一种属于半导体行业的神秘语言，而听众没有人来自这个行业，因此都对他的发言漠不关心。过了一小时，人们拿出了杂志。因为屋内光线很暗，他们使用打火机和手电筒来阅读，看上去像是为了纪念那个人的演讲而进行的烛光祈祷。”
为什么会有人谈论人们不感兴趣的半导体呢？演讲者认为听众的期望是什么？有时，这让你感到很奇怪。
可是，你不应该对听众的期望感到惊奇。弄清他们为什么出席你的演讲：
他们对我的主题感兴趣吗？他们是奉命出席演讲吗？
他们期望学到什么、看到什么或听到什么？他们期望我说什么或做什么？他们能接受新鲜事物吗？处理好与听众之间的关系
协调与听众之间的关系的主要目的是创造和谐——一种互相温暖和立场一致的感觉。下面的段落为实现这个目标提供了几个方法。
注意的焦点集中在听众的需要上
把重点放在听众想知道的事情上是为了理解、表明或者实现你要展示的观念，而不仅仅是出于对主题的兴趣。你需要弄清楚你期望听众对信息持什么态度。“我看到一个又一个演讲者违反了这个基本原则。”尼尔说，“当人们的屁股坐了10个小时后，他们不会在意你准备了60分钟的谈话。将它缩短到20分钟，人们会认为你是一个天才。”演讲者出于对听众的考虑多久缩减一次演讲内容？尼尔的观点是次数不够多。尼尔认为，应该先考虑听众的需要，尊重他们的时间和兴趣。你为了创建动人的演讲对主题进行了数月的研究工作，没必要忽视自己的需要，但是，当没有人倾听时，你的需要一无是处。
让听众了解基本情况
如果你真想与听众搞好关系，就要站在他们的立场来看问题，让他们知道你采取跟他们一样的方式。怎样做到这一点呢？我举一个例子，是关于沟通管理顾问吉姆·卢卡斯沙斯基的。他有一次被安排为一个大废品清理公司的经理们做演讲。演讲之前，他花了三天的时间在一辆垃圾卡车上干活。演讲一开始他就告诉人们他刚刚用了三天时间拖垃圾。正因为他表明对听众的经历的理解，人们才会与他建立良好的关系。
以下是两种让听众了解基本情况的技巧。
让你的谈话地方化和习俗化
那些成功的政治家和一流的喜剧演员具有某些共同之处（除了引人发笑的方面），两者都会预先让人去收集信息，内容包括当地的新闻、商业和人。他们之所以这样做，是想把当地的参考资料巧妙地穿插到他们的展示内容中。当你与搭档、预期客户、顾客以及任何公司以外的人交谈时，让讲话内容习俗化就是与听众搞好关系的最强大、最有成效的方法之一。即使你与之交谈的是自己公司内不同的部门和小组，这种方法也能奏效。“习俗化”通过吸引听众的注意，让他们参与到你的演讲中来，使得演讲者有点圈内人的感觉，并且让听众知道演讲者已费心去了解关于他们的信息。
只要一点儿——我的意思是指非常少的一点儿，“习俗化”就能取得长远的效果，这确实是件好事。我的演讲中包括五到六处与一名特殊听众相关联的参考资料，后来，由于我对这个小组所做的研究获得了如潮好评。
你应该为这些特定的参考资料使用何种信息呢？知道听众当中主要成员的名字总是好的，特别是当你采取体现他们个性的方式来使用的时候更是如此。例如，一次在保险公司管理处的工作场所进行的关于使用幽默的演讲中，我建议听众用既有趣又切题的句式开始他们每天的备忘录。“除了行政长官先生，人人都会注意到它。”我说，“千万别给他任何文字形式的东西，一接触到他的办公桌，备忘录就消失了。”听完我的话，那些因行政长官先生对备忘录漠不关心而失望的经理听众们哄然大笑。（顺便说一下，行政长官先生不是他的真名字，你应该早就知道了，是吗？）
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第8节：第1章 演讲：成功的关键所在（4）
我怎么知道行政长官先生的呢？我在准备我的谈话时，与公司的信息主管有过密切的合作。他告诉了我关键队员和该说与不该说的事。记住这一点，你并不想冒犯任何人，我要使用一个名字时，总是冠以组织内的高级成员。
你还可以说点别的什么事呢？当地的新闻事件——假如你在城外演讲；与你要发表演说的组织相关的风俗习惯和历史。想象一下，如果你是听众中的一员，局外人谈及什么能给你留下深刻的印象呢？
谈论听众的热门话题
为了能立刻与听众建立联系，你可以使用让谈话习俗化的特殊形式：谈论听众的热门话题。有意谈论听众之间的热门话题——这是与他们之间产生一些小争论的根源。这里的关键词是“小”，你的目的是激发他们的活力，而不是让他们起来反抗你。
举一个我特别喜欢的例子。有一次，我建议一名听众在写备忘录和书面报告时放轻松，“因为你在浪费太多的复印纸。”听完我的解释，房间内爆发出一阵大笑和热烈的掌声。为什么会出现这种情况呢？听众席上的人们是财富排名500强公司的雇员，他们曾经被要求减少复写纸的使用来节约费用，因此他们认为这是令人可笑的。
在发掘热门话题的素材时，你需要牢记两件事情。首先，找到的问题要能在全体听众当中通行。（我向联系人要求热门话题时，得到的常常是对于一小部分关键人员来说有趣而别人却不理解的。仔细判断好，确定你找到的“问题”对每个人来说都是一个问题。）其次，要确保那个问题不会引起太大争议。再次，你必须打一个咨询电话，做一下判断。
找到热门话题最简单的方法之一是：询问你的联系人是否有刚颁布或悬而未决的、对听众影响不大的法规，如果回答是肯定的，你就找到了你的问题。还有一个方法：假如你向公司里的另一个部门演讲，只要问一下有什么部门政策令听众成员厌烦就可以了，这通常也是一个不错的方法。
与听众分享一些事情帮助他们了解你
吉姆·卢卡斯沙斯基认为，跨越演讲者与听众之间鸿沟最快的方法之一是与听众分享一些私人的事情。告诉听众一些事情使得他们对你有所了解，你能分享哪些事呢？
一次不寻常的经历：与听众分享你的一次不寻常的经历有助于他们通过明确具体的方法与你搞好关系。“我谈到十四岁时在明尼阿波利斯参加了一次救火行动。”吉姆说，“通过这件事听众会把我看做是一个真正的人，而不仅仅是一个交流管理专家。”你个人的原则或信仰：让听众知道你的个人信仰，他们会理解你来自哪里，能够更好地评价你的谈话而且根据背景去处理——这是我们例行公事地对付早已了解的人所做的两件事。你的业余爱好：你工作之外的兴趣是什么？你的娱乐方式充分地表达了你自己。提供这样的信息帮助听众感觉了解了你。由于这种分享个人信息的技巧很少用到，因此在商业演讲中是特别有效的，而问题在于：许多行政长官的演讲内容是可互换和令人厌烦的。任何公司的任何副总裁能够作出同样的演说：“我们必须像一个团队一样工作”，“我们要提高生产率”，“今年我们的预算比往年要紧”。这些话语真让人厌倦！假如你加入一些个人真实的信息，告诉听众关于你的一些事，你的演讲将会很突出。需要补充说明的是，别人不会这样做！当然，你所使用的个人材料必须支持你的论点，而不仅仅是随意地抛出。
识别并关注听众的亚群体
记住：观众也许是由许多有着特殊需要和议程的亚群体组成，如果你想与全部听众建立和谐的关系，就要谈及与他们每个人有关的事情。（举个例子：“全体船员