按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！
择最佳的手段和方法。（5）穿插。尽可能把不同性质的工作内容互相穿插，避免打疲劳战。如写报告需要几个小时，中间可以找人谈谈别的事情，让大脑休息一下。（6）代替。即把某种要素换成其他要素。如能打电话的就不写信，需要写信的改为写便条，需要每周出访的改为隔周一次，在不出访的那一周里，可用电话代替出访。（7）标准化。即用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作。比如，记录时使用通用的记号，这样一来就简单了。对于经常性询问，事先可准备好标准答复。找到使工作简单化的规律了，那下一步就是要把工作简单化付诸实施了。工作条理化，既是一件容易事，又是一件难事。一位管理人员叹息说：“我最大的问题之一是不能把事情组织得有条有理。”工作有序性，首先体现在对时间的支配上，要有明确的目的性。只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务中。只有明确办事的目的，才能正确掂量个别工作之间的不同比重，弄清工作的主要目标在哪里，防止眉毛胡子一把抓，既虚耗了时间，又办不好事情。填写自己应干工作的清单是使自己工作明确化的最简单的方法之一。其方法是在一张纸上首先试着毫不遗漏地写出你正在做的工作。凡是自己必须干的工作，且不管它的重要性和顺序怎样，一项也不落地逐项排列起来，然后按这些工作的重要程度重新列表。重新列表时，要试问自己：“如果我只能干此表当中的一项工作，首先应该干哪一件呢？”然后再问自己：“接着，我该干什么呢？”用这种方式一直问到最后就行了。这样，自然就按着重要性的顺序列出了自己的工作一览表。其后，对你所要做的每一项工作，写上该怎样做，并根据以往的经验，在每项工作上注上你认为是最合理最有效的办法。为了使工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作进度，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。在这里，为日常工作和下一步进行的项目编出目录，不但是一种不可估量的时间节约措施，也是提醒人们记住某些事情的手段。特别是制定个好的工作日程表就更加重要了。计划与工作日程表不同在于，计划是指对工作的长期打算，而日程表是指怎样处理现在的问题。比如今天的工作、明天的工作，也就是所谓的逐日的计划。有许多人抱怨工作太多、太杂、太乱，实际上是由于许多人不善于制订日程表。他们不善于安排好日常的工作，连最没意义的事也抓住不放，人为地制造忙乱，不但谈不上工作条理化，连自己也被压得喘不过气来。名作家雨果说过：“有些人每天早上预定好一天的工作，然后照此实行。他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划，靠遇事现打主意过日子的人，只有混乱二字。”制定工作日程会因工作性质、本人身体状况和气质的不同而不同，应遵守以下原则：（1）以活动中心来制定工作日程。有些工作是关键的或者说是带战略意义的重要活动，进行工作时应以这样的重要工作为中心。（2）以当天最重要的那件事来制定日程。不可能有这种奇迹，刚开始干，一下子就做完了全部工作，所以要挑出那些在一天内必须做完、一旦受干扰中断就不太好办的工作。（3）把有关联的事归纳。种种琐事归纳到一起，会使工作有节奏和气势。例如，有些信件，可以归总起来一次写完；尽量地约好时间，尽可能地集中地依次会见来访者；必须阅读的材料，集中到一起很快地过一下目，等等。（4）适应生物钟。能量曲线因人而异，一般的人上午精力充沛，因此，要利用这段时间去从事那些最有挑战性、最富于创造性的工作。而在你精神上、体力上和工作效率都在减退时，换做一些其他工作，或者做一些事先已经安排好了的工作，或者休息一下。由于人们每天需要干的事情很多，事情又有轻重、急缓之分，大小之别，难免有时顾此失彼，本来想干这件事，不知不觉中却干起了别的事情。所以在有了工作日程表以后，最好随身携带笔记本和备忘录用纸，这样你不但明确了当天的工作，也明确了此时此刻应该做什么工作。3。做时间的主人没有哪个管理人员不喜欢高效利用时间的员工，这样的员工能够做时间的主人，能够让上司放心地完成自己的任务，做好本职工作。要做时间的主人，不仅需要勇气，还需要理智，以及最最重要的一条——坚持不懈。“我做的每一件事都经过精心计划，否则我不可能完成任何事。”这是在密歇根州拥有将近20家家具店的坎贝尔家具公司董事长兼总执行长坎贝尔所说的话。它的整体规模、设备和销售量已使它跻身美国最大家具公司之林。坎贝尔雇用上百名员工，他们也和他一样致力于追求客户的满意，满足人们对于家具的需求。坎贝尔成功地运用了许多重要的技巧和方法而攀上顶峰。其中很重要的一门技巧就是，充分利用时间。当坎贝尔说到“精心计划每件事”，在他的观念里，“计划”就包括将他的活动排定优先次序，懂得分层负责，同时最重要的是，以一种最有效率的态度聪明地管理时间。事实上，坎贝尔把时间视为最重要的日用品之一，他发现了一个事实，那就是有如此多的人不珍视它。以今日的用语来说，时间是不可回收的。光是注意现在几点几分，是不会有任何经济效用的。在现今社会里，很少有人把时间视为一项投资，而你对于每种投资，都会要求满意的报酬。“是时候了”这句话对坎贝尔而言，具有实质的意义。当他12岁将近13岁的时候，父亲拉着他的手说：“过来，孩子，现在是我带你到外头找个兼差工作的时候了。”坎贝尔是很愿意的，当时家庭经济状况很拮据，而坎贝尔也真的希望出去工作。他想学习如何卖东西，于是他父亲就带他到附近熟识的杂货店，告诉店主说：“我希望你给坎贝尔一个工作。”那位店主表现得很犹豫，他说，“店里生意并不忙，你的孩子又还小，而我也不打算雇人。”他父亲说：“他会努力工作的，他可以做任何事，像是扫地、清洁，什么事都行。”接着他又说，他和孩子想要的是借此学习如何销售东西。他终于得到这份工作，而且从那天起，坎贝尔说他这一生就一头栽进销售事业里去了。“我卖报纸，卖服饰，卖家具。我有充沛的动力，而我愿意投注我的时间去获取成功。”而他所贩售的就是被善加利用的时间。他回忆道：“我在一间家具店得到一份工作，负责店内销售的工作，正好可以把我过去在杂货店里学到的销售技巧派上用场。”他和太太组织了家庭，而当生了一个又一个孩子后（他是10个小孩的父亲），他更加倍努力以追求成功。他说：“后来我成为一家商店的经理，但我非常渴望给家人一个舒适的生活，所以我知道我必须赚更多的钱。”当他为未来制定目标时，他父亲很久以前说的那句话：“儿子，是时候了。”或许在潜意识里影响了他。他知道，时间是珍贵的赏赐，他应该善加利用。事实上，早在他在杂货店工作的那段期间，他很快就明白了时间的重要。“当你在一个零售的环境里工作，你面对你的客户，你必须好好运用每一分钟。你必须跟着客户，满足客户的需求，最后达成交易。你不能浪费一分一秒。”在坎贝尔攀登顶峰的过程中，他让时间为他工作。他管理时间的原则非常值得大家学习：（1）懂得时间的价值。时间是上天最珍贵的赏赐，一颗价值不菲的珍珠。坎贝尔建议：“定期安排会议，同时限定会议时间的长度，务必不浪费每一分钟。同时我凡事都事先预约，而且我认为每个人都会准时。”（2）控制时间。以一种精打细算、有效率的方式，利用你所拥有的时间。坎贝尔提醒大家：“谨记好好掌握每一件事，意思就是好好掌握时间。”（3）时间先后要排对顺序。逐一检查你的工作，列出什么该在本星期之初就去做，什么可以留待稍后再做，列出什么应该一大早就做，什么可以晚点再处理。坎贝尔说：“排定优先次序可以帮助你确定你已将最重要的事放在最优先的位置上。”（4）授权要慎重。让自己专心去做主要负责的事务，把其他工作交给助手去做。坎贝尔说：“你想插手的事情愈多，你浪费的时间就愈多。授权是对的，但还要确定你跟我一样，把工作分派给最佳人选。这么做就等于多了好几倍的你。”（5）不可拖拖拉拉。没错，拖延是偷时间的贼，所以今天该做的事，绝不要延到明天才做。坎贝尔说：“我为自己定下了一个规定，在我下班离开之前，一定把工作做完。”西方有一句谚语：“省下一分钱就等于赚到一分钱。”我们也可以这么说：“省下一分钟就等于赚到一分钟。”所以，你省下的每分每秒就是你所赚到的，而你赚得的，就是能否升职的衡量仪。
第二步 看事说事不如干事三、别人的事要有选择地做
做好本职工作的同时，经常会遇到同事、上司的份内工作需要帮忙的情况，这时候如果不影响自己的工作，就该尽力帮忙——别人的感激是你工作更顺利的保障；但如果影响自身工作，或者可能会帮倒忙，那就要小心为是。1。对于同事的工作该帮忙的要帮忙同事忙得团团转，为不能按时完成任务着急上火，而你在旁边冷眼相看，他会是什么感觉？如果你搭把手帮一把他又是什么感觉？其实，同事间的信任和感情往往是在这种情况下建立起来的。人与人之间没有彼此信任，则没有互助互利；没有较深的感情，则没有彼此的信任。在同事交往与关系中重视情感因素，不断增加感情的储蓄，就是积聚信任度，保持和加强亲密互惠的程度。打一个很形象的比喻：与同事的交往实际上也是一本账。只有那些肯吃眼前亏的人，才能争取到“长期客户”签到大单。你如果在感情的账户上不停储蓄，就会赢得对方的信任，那么当你遇到困难，需要帮助的时候，就可以支出这种信任。你如果犯了什么过错，也容易得到别人的谅解；你如果没把话说清楚，有点小脾气，对方也能理解。所以我们最应当做的，也是最重要的是自己要乐于助人，关心他人，不断增加感情账户上的储蓄。如果说建议相互信任、相互帮助的人际关系有什么诀窍的话，那么这就是惟一的和可靠的诀窍。乐于助人，多主动帮助别人，会不断增加感情账户上的储蓄。俗语说得好：“世上只有亏好吃。”假如有人把一些本来不应归你负责的工作交给你，你也不妨尽量地把它做好。这是因为：（1）在工作时间内进行各类工作都是合理的，只要是公事，只要不妨碍你自己分内的工作，就不分彼此一律照样做。（2）这种不稳定现象通常是暂时的。因为新来，工作没有固定，所以别人一有机会就会把各种工作都拿来让你试试，或者请你帮帮忙。等到你对工作环境都渐渐熟悉了，你自己分内的工作，也渐渐有了头绪，固定了下来，“为人作嫁”的现象自然就会消失了，同时，你跟同事之间也建立了良好的关系。（3）不妨也把这些当做一种学习的机会，多学会一种工作，多熟悉一种业务，自己总不会吃亏。（4）这也是你接近同事并和同事们建立良好关系的机会。倘若某同事把自己应做的工作交给你，你很乐意承受下来，并很认真地把它做好，这时彼此都会产生一个良好的印象。2。学会说“对不起，我办不到”“对不起，我办不到”，这句话委婉地拒绝了他人的请求。那么什么时候说这句话合适呢？只有自己根本没有能力办到或不想办的事情时，我们才可以说，话这东西，有时候把它放到不合适的语境当中，有人会产生误解，所以，说话千万要慎重，不可因小而失大。当同事托你办某事时，当上司委托你做某事时，请你一定不要不假思索地满口应承。至少也要冷静1分钟，在大脑中转一个圈子，考虑这件事自己能不能办得到，办得好。把自己的能力与事情的难易程度以及客观条件是否具备结合起来统筹考虑，然后再做决定。办事要量体裁衣，自己感到难以做到的事，要勇敢地鼓起勇气，说声：“对不起，我实在无能为力，您是否可以另找别人？”或者“实在抱歉，我水平有限，只能让您失望了。我想，如果我硬撑着答应，将来误了事，那才对不起您呢！”这样，你才是真正会办事的人。否则，将来丢脸的肯定是你。因此，我们在处理事情的过程中，必须全盘衡量，把握分寸，协调好各方面的利害关系，在争取我们自己利益的同时，绝不能伤害他人。的确，拒绝别人的要求是件不容易的事，大家都有体会。而当别人央求你，你又不得不拒绝的话，更是叫人头痛的，因为每个人都有自尊心，希望得到别人的重视，同时也不希望别人不愉快，因而，也就难以说出拒绝之话了。不过，当你经过深思熟虑，知道答应对方的要求将会给你或他带来伤害时，那么，就应该拒绝，而不要为了面子问题，做出违心的事来，结果对双方都无好处。有时，出于难为情，对于别人提出的请求没法一口回绝。在这种情况下，许愿就要掌握分寸，应根据不同的具体情况采取不同的许愿方式和方法。这里有三种方法可供借鉴：（1）留有余地。对把握性不大的事可采取弹性的许愿；如果你对情况把握不很大，就应把话说得灵活一点，使之有伸缩的余地。例如，使用“尽力而为”、“尽最大努力”、“尽可能”等有较大灵活性的字眼。这种许愿能给自己留下一定的回旋余地，但一般会给对方留下疑虑，取得对方的信任的效果要差一些。（2）从时间上推托。对时间跨度较大的事情，可采取延缓性的许愿。有些事情，当时的情况认准了，可是由于时间长了，情况会发生变化。这时，你在许愿中可采用延缓时间的办法，即把实现许愿结果的时间说长一点，给自己留下为实现许愿创造条件的余地。比，有人要求老板给自己加薪，老板就可以这样说：“要是年终结算，厂里经济效益好，我可以给你晋升一级工资。”用“年终结算”一语表示实现许愿时间的延缓，显得既留有余地，又入情入理。（3）提出必要的条件。对不是自己所能独立解决的问题，应采取隐含前提条件的许愿。这即是说，如果你所做的承诺，不能自己单独完成，还要谋求别人的帮助，那么你在许愿中可带一定的限制词语。比如，你许诺帮助同事办理家属落户的问题，这涉及到gonganbu门和国家有关政策，你不妨这样说更恰当一点：“如果以后gonganbu门办理农转非户口，而且你的条件又符合有关政策，我一定帮忙。”这里就用“gonganbu门办理”和“符合有关政策”对你许愿的内容做了必要的限制，既见自己的诚意，又话语灵活，具有分寸，还向对方暗示了自己的难处（也要求人）。真是一石三鸟！为人处事，应当讲究言而有信，行而有果。因此，许愿不可随意为之，信口开河。明智者事先会充分地估计客观条件，尽可能不做那些没有把握的许愿。须知，许了的愿，就应努力做到。千万不可因一时事急，乱开“空头支票”，愚弄对方。一旦自食其言，对方一定会特别恼火。万一因情况有变而没实现自己的许愿，也应向对方如实说明原因，并诚恳地道歉，以求得对方的原谅和理解。对于自己根本没有能力办到或不想办的事情，最好及时地回绝。拒绝并不是简单地说一句：“那不行”，而是要讲究艺术：既拒绝了对方的不适当要求，又不致伤害对方的自尊，也不损害彼此的关系。
第二步 看事说事不如干事四、做事为单位着想，为上司着想
工作为了谁：不用扭扭捏捏，当然为了自己。但是你不能狭义地理解这里的“为自己”，以致于只是为了工资工作。要知道，你只有变换考虑问题的角度，多为公司、为老板着想，你的职业前途才更光明，才能真正达到“为自己”的最佳效果。1。了解上司是做事圆满的必要条件当你接到一项任务，你用人去做了，也能为上司着想，但有时仍不能满足上司的要求，其原因大多是你对自己的上司缺乏必要的了解。作为一个打工者，要经常面对老板。做工作要得到老板的赏识，配合他的思想和原则，必须了解老板的所思所想。这其中，察颜观色是很需要的一招。有些深得老板宠爱的下属往往在老板提出问题之前，已经把答案奉上，自然会春风得意。因为一般说来，向下属交代事情，总是需要耗时费力，生怕下属不理解或理解得不透彻。如果你能准确地把握老板的要求，就可大大减轻老板的精神负担，让他可以腾出脑袋空间，去思考别的事情。老板是不可能在职员面前经常和颜悦色的，一是做老板的几乎每分钟都在思考工作，集中精神在生意上，许多时候会视而不见、听而不闻；二是人要每一分钟保持微笑也是很累的，在下属面前的确不必强打精神，装作客气。所以，当下属的千万不要太敏感。要熟悉老板的性格，应该主动与他多接触，多谈话，要克服因老板威仪而造成的心理屏障和自己无可避免的自卑感。只有与老板熟悉了，从老板的举手投足、回眸顾盼中都可知晓其心理，达到内在的沟通，你才能成为老板的宠儿。但有时候，你必须首先解决好与老板的沟通障碍问题。27岁的朝晖是一家公司的秘书，她的经理是军人出身，他对人讲话总是不自觉地有一种咄咄逼人的味道。每次开例会的时候，他都会大声对朝晖说她有什么事情应该做而没有做！这导致朝晖工作的时候很紧张，特别是当经理一站在她的身边问话，朝晖就感到脑子里一片空白。”这样在他的面前我就像一个白痴！”朝晖感到很委屈，“我不能和他讨论任何问题，我不知道他为什么这样对我！真想换一个工作。”在写字楼生涯里我们遇见过许多类似朝晖这样的情况，但换一个工作是否能够真正地解决问题？不用专家建议我们都知道这是不可能的。在这类事情中，我们首先应该让自己远离一种“受害人”的角色。所谓”受害人