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话。但是，我们要在你妥善处理了当前生活与工作的所有琐事，并且从现在开始
能在各项事务中严格按照这种方法去做时，才会引领你完成所有的对话。倘若你
还没有处理好自己办公桌上堆积如山的文件和邮箱中充斥的电子邮件时，那么你
还缺少一个关键的要素。
想一想
～你头脑中仍然有哪些想法在不断冒出来提醒你与自己达成的约定？
～你今天曾回避去处理哪些事情？你凭什么认为它明天会不复存在？你现在把
它抛在脑后会有多大用处？
1。7。权衡轻重缓急，确定优先事项
只有你对自己的全部行动和项目有意识的进行了权衡和比较，它们才会显现
出孰重孰轻来。如果将某件事情存储在记忆
（心理
RAM）中，那么它将挤占有限
的思维空间，这是不合适的，也是毫无成果的。同时，其价值也很可能被过分夸
大或低估。要想确定真实可信的优先事项，你首先要保留一份完整的、最新的和
可审议的关于所有开放式循环的清单，无论这些循环是大是小。
次重要项目的潜在危险
如今，个人的工作效率遭到了太多的灾难性打击，而这种现象都源于人们缺
乏处理次重要事件的能力。你是否有过这样的一种感觉，由于你不得不应付那些
迫在眉睫、危机四伏的事件，结果你根本就无暇顾及那些不甚要紧的事情。不妨
仔细想想看，你认为那些迫在眉睫、危机四伏的事情都是从哪里冒出来的呢？没
错，它们都来自由于以往忙于处理迫在眉睫、危机四伏的事情而忽视的次重要的
事情。
在我看来，部分原因是那种基本的优先思维在发挥作用，这种思维近来在时
间管理和优先管理中一直很盛行。据我理解，人们要认识到，如果他们能够选择
如何去运用自己的时间，那么有些选择会比其他选择产生更好的效果。但是，这
条原则也存在消极的一面，那就是未能负担起管理那些未消失的开放式循环的责
任，这一切仅仅是由于他们不属于最紧要的事情。
在我的讲座中经常有人对于我为什么提议列出一个完整的项目清单，而不管
先后次序、时间框架或规模大小，发表自己的看法。第一个清单完整的列举出我
们建立的所有开放式循环，而要封闭这些循环只靠一次行动是办不到的。大多数
人都有
30…100个这样的循环。第二个清单净是些你想在未来某个时间完成，可
你还没有决心现在就动手干的项目。
要是他们没有出现在项目清单上，那么我们就要决定随后的行动（每项行动
同等重要），并且定期的审查每项行动的进展状况。只要你清楚那些是什么行动，
只要你有着清醒的选择，那么你不采取行动也无妨。可是，大部分人不愿意投身
其中，因为他们并没有停下来认真思考，那究竟是怎样的一种行动，随后，他们
错失了无数促使事务发展和前进的良机，结果最终演变成了危机。
你要么需要更换新的轮胎，要么不需要。这里似乎有一条清晰的界限：在此
之前，你无需更换新轮胎；而在此之后，就需要更换新轮胎。一旦需要他们时，
轮胎也就不存在
ABC范畴了。他们也无法很好的融入“扇形体”的矩阵内。他
们要么是我们必须尽快完成的项目，要么不是，仅此而已。
确实，一旦项目跨越了那条线，他就会完成从仅仅是“需要”到“迫切需要”
的过渡。人们时常在仅仅是“需要”时未能予以认真对待，结果等到“迫切需要”
时才开始重视这些事情。我们并没有采取这样的后续行动，例如“给轮胎店打电
话咨询价格”，而是采取了别样的后续行动，例如“给汽车俱乐部打电话，让他
们来修理爆裂的轮胎”。
清晰并且确定你决心实现的各项结果，无论是大是小。同时，确定推动他们
前进所要采取的行动也是非常必要的。之后，你就准备好了开展真正有效的活动，
尽快将这些工作完成好，并且对每项工作的进展情况都会感觉良好。
客户服务部不敢忽视任何请求或开放式循环，这样做的代价是极高的。如果
你确实想造福於自己，我奉劝你也不要那样做。
想一想
～由于某项工作目前似乎没有那么重要，于是你决定忽视他了吗？
～加入你完成了那项工作，那么他会有多大的重要性？
～一旦你完成了那项工作，你将会有何种感受？
“没有什么会如此容易，但是，当你极不情愿地做那件事时，他就会变得困难起
来”………… Terence“我们行动的能力在哪里呢？他就在我们不采取行动的能力中”…………Aristotle“很多人将糟糕的管理与命运混为一谈”
………… Kin Hubbard
1。8。封闭开放式循环，释放内在能量
无论他们显得多么无足轻重或是我们对它们的存在如何的熟视无睹，这些未
能予以兑现的承诺总会耗费我们内在的能量，而我们本来能够将这些能量用于其
他用途。当人们提出并完成了这些以往未能完成的项目，那么先前那种无法利用
的能量就会释放出来。
神奇的庸俗之事
要点亮富有活力的远景，一种最有效的方法就是清理你的文件库。千万别误
解了我的意思。起草一个宏伟的战略计划书与建立一个干净整洁、井然有序的文
件库是截然不同的两项活动。前者要求人们高度集中注意力并采取积极主动的态
度，促使自己的目光超越当前现实的条件和琐事。后者则要求人们经常与那些细
枝末节的事情进行残酷的肉搏战。然而，这两种方法之间存在着一种微妙而又神
奇的关系。
你可能会对自己打算怎样清理事件库制定了一项伟大的战略计划。等到星期
六时，你整装待发，挽起衣袖、准备大干一场。先前的景象会很快的在一个小时
内就不复存在了。心中的梦想引领你不断前进，同时，随着你全身心的投入到这
项极具个人创造力并且实实在在的事情中来，灵感不断喷涌。迸发而出，促使你
去完成自己那些以前连想都不敢去想的事情。
那可能是由于激发起了你生活中的一些温暖人心并且极具创意的问题（如：
你是什么时候拍摄那张照片的呢？你能回想起采集那些岩石的经历吗？）这恐怕
就是你对那些认为是由自己造成的或将其划归为自己的事件承担责任，而这也会
自然而然的促使你有意识的去采取行动。当你整理好了那些陈旧而耗费精力的事
务，你有可能自然的达到更高的境界。你最终所取得的成果与你起先认为自己将
实现的结果截然不同，而且他肯定比起初设想的要好的多了。
正是出于这个原因，人们寄希望于“确定事件的优先顺序”来掌控他们的工
作和生活时，我总是持着一种清醒的怀疑态度。这经常成为一种逃避责任的做法，
逃避他们不负责任的从事某件事情的责任（……好复杂的话………GTD Life）。我总是
主张彻底清理他们的工作、生活和头脑中的事件库，那么优先事项、远景目标和
计划就会破土而出，并且落地生根。确切的说，他们并不象是人们所想像的样子。
琐碎的事情并不是什么惊人事件，然而它却是通往后者的一条必经之路。
想一想
～你何时能够从一项平常的活动中闪现出灵感的火花
～你周围的哪个开放式循环要求你实实在在地去挖掘？你能想像到如果你不这
样去做，前面等待你的会是什么？
“大部分人与机遇擦肩而过，因为机遇总是隐藏的很深，看上去就象是工作”
………Thomas Edison
1。9。留存头脑，增加压力
某些事情会一直困扰你，除非你清楚自己应该如何去处理它（结果），同时
能够决定随后该怎么做（后续行动），并且将结果和行动的提醒物印在脑海中，
确信能够在必要时看到他们。这也是确保事情得以完成的一种行为，即界定“已
经完成”的含义以及决定“正在进行”的特征表现，同时将这种思维的成果设定
到最有利于事件实施的框架内。
心理
RAM的基本要素
在我最近的一次讲座结束之后，有位管理人员走近我，神情惊愕的说：“我
想你可能改变了我的生活”。
“怎么回事呢？”我问他。
“在此之前”，他回答说，“我实际上一直对自己头脑中能记住并处理那么多
的东西感到颇为得意，而且我甚至在尝试着容纳更多的东西呢。到现在，我才明
白自己的精力完全用错了地方！”
时间能够证明一切。
好多年前，我认为人的头脑要么是装东西的地方，要么不是。人们究竟是如
何明智的取道于两者之间呢？谈到这个问题，虽然人们大都会说，“如果，要装东
西的话，人的头脑恐怕还不是最保险的地方”。但是，他们生活中多半的事情都
装在那里：一大堆的将会、可能、应该、需要、应该和想要都挤塞在同一个地方。
倘若这些自我承诺只是停留在我们的头脑中，那么它们会形成一些无穷无尽
的循环，既无法取得任何进展，也会带来内在的冲突和压力。你一旦对自己做出
的某种承诺，而且自身没有及时完成，那么你的头脑就会不断的提出要求，这会
耗费你大量的心智，直到这种承诺最终得以解决。那就是所谓的业力。（GTD Life：
可能印刷错误
）“我需要牛奶”和“我要决定是否购买这家公司”都会阻塞心理
RAM空间。
要解决这个问题并不难。立刻把它写下来，浏览一下，然而决定是
（GTD Life：
估计也是印刷问题）。马上行动还是告诉自己“现在不做”。每当你需要重新评估
时，你还会碰到这种选择。将他交给胜过你头脑的系统，这样，你就有更大的精
力投入到更重要、更美好的工作中去了。
成年人想要实现变革，养成这个习惯就显得尤为重要。虽然那些出类拔萃的
精英们已经接受了培训，并且他们也确实对这种方法很了解，但是，他们有时还
得花长达两年的时间才能充分实践他。当他们首次投入其中时，他们很快就体会
到了精力在急剧复原，以往禁锢头脑与行为的东西也销声匿迹了。但是，除了他
们此刻正在从事的各项工作外，要想很快的发现他们头脑中唯一有意义的事情，
就要求运用更高层次的专业技能了。
然而，孩子们会很快掌握这方面的技能，我可以想像到，
25年后，我们这颗
星球上的每个
12岁的孩子都会说：“你为什么总要把东西装在脑子里呢？这样做
是多么的过时而且愚蠢啊！”他们会将精力用在构筑自己的优势上。就让我们来
帮助他们实现这个目标吧！
想一想
~有哪些尚未完成的工作你已经从脑海中剔除掉了？你是如何做到这一点的？
～你仍在挂念的什么事情会成为自己头脑中的“瓶颈”？
～还有哪些事情你不愿再去考虑？
“头脑并不是用来填塞的容器，而是等待点燃的火堆。”
…………Plutarch“保持我们的本来面目并且充分发挥我们的潜力，这就是生活的唯一目的”
………Robert
Louis Stevenson
1。10。腾出足够空间，展现个人创造力
断路时，电流是不会通过的。当心理空间被太多的干扰性因素和尚待处理的
协议与循环所占据时，流动就受到了限制。清理好通路，那么你就能吸引并培养
起一种全新而高效的思维，在这种情况下，它几乎能自发的产生。
仅此而已吗？
多年来，我一直在宣传将头脑中一切东西抛到脑后的价值。我一直很纳闷，
为什么就连最优热情的客户和研讨会的与会人员也很难养成这样一种习惯。有成
千上万的人理解了心理
RAM特征，并且在其概念上与我有着一致的看法，即它
的空间是有限而且相当混乱，同时存放在那里的东西不是被过度利用就是利用不
足。那么，究竟为什么人们会如此强烈的抵制对这条原则的充分运用呢？
这里有着深层次的原因在起作用，其中牵扯到一些对于自我形象动态因素与
目前我们觉得坦然的方面的巨大挑战。比如说，如果我们能够在某个地方看到自
身所完成的各项工作，我们就会担心自己是否做的还不够好。在大多情况下，人
们的心中大都普遍存在着这种担忧。事实上，人们最不愿意做的事情就是去应付
这种可能出现的情况。
将那些未能把握、没有阐明和有待处理的事情全部都装在脑子里，这样会给
人带来许多不必要的压力。但是，倘若我们把他们留在原地，我们就总会觉得自
己的思维尚有很大的潜力等待挖掘。钥匙我们把自己必须干的事情，附带有关这
些事情的极具建设性的想法写下来，那么我们就能发现自己能力的极限所在了。
要是我们保持这种混乱和无序的状况，我们可以假装自己会很聪明、强大有力和
目的明确…………但是我们根本不必去证明这一点。“哦，我可以更好的表现自己的高
贵气质、惊人的创造力、出众的才华和旺盛的精力，只可惜我的重要性使自己背
负着沉重的责任，那些无法逃避的责任，因而我此刻无法展示出来。”对于我们
自身，我们能玩出怎样狡诈的游戏呢？
我们个人生产力的核心原则就是要毫不畏惧的直面这个问题：写下并考虑所
有的状况、决定对所有情况所应采取的措施，同时在不断检查的外部系统中处
理他们。所有这些情况很能说明问题，这一点远在你意料之外。
令人大为震惊的是，实际上对于冒险运用它的每个人来说，他最终的经历根
本不会让人望而生畏。它能够释放你的潜能，同时缓解压力并增强你的自尊心，
因为这些人目前是从自身创造力的源泉，而不是其效果中开展各项活动。
在生活中，我们有时必须面对一个巨大的挑战，那就是我们的自我价值不能
只建立在自己所取得的成绩上。一旦所有这些顷刻间灰飞烟灭，我们也必须清楚
自己仍具有价值，我们可以从头再来，实现自己需要或想要的东西。不论我们觉
得自己的前途多么黯淡，上帝都不会放弃我们，除非我们自暴自弃。
想一想
～20年前，你能想象到自己以后所经历和实现的一切吗？
～你认为那些仍然未知的一个接一个的成功会为你放慢脚步吗？
～你准备好进行更大规模的行动了吗？
“我知道你一无所有，正因为这一点，我才向你索要各种东西。这样，你就会无
所不有了。”………… Antonio Porchia
1。11。 。。。。。。。。。。。。。。。。。。
通过清理和精简生活与工作系统，我们更有能力处理与外部世界之间的更大
约定，从而促使更多无形的力量来填满通道。随着能力的增强，那种诱人的能量
似乎获得释放，他们开始渗透到机体和企业的各个角落。这是在一种更为深刻而
且富有创造力的层面上，广泛的吸引人们参与其中。相反，那些悬而未决的问题
和不堪一击的系统将自然而然的通过压制新的信息来保护自己。
整装待发，迎接更大挑战
公司最近抬高了一些产品与服务的价格，原因是我们不想让公司的业务越来
越差。让我给你解释一下其中的原由。一天，我发现了一个微妙的内部危险信号：
每当有人要求我为某个客户提供越来越多的服务时，我的内心深处总有一丝微妙
的感觉。这种感觉几乎无法察觉，但他确实存在，那就是我不想听到电话铃的响
声。经过对这种发展状态多年的观察，我发现如果我听任这种感觉继续下去，没
错，电话自然不会再响了。同时，这位客户也渐渐地离我远去了。
我正视这种感觉，结果发现了问题的症结所在：对于那些决心做好的符合标
准的、优质的工作来说，我们投入了大量的时间与精力，可我们并没有得到应有
的回报。我向自己提出这样一个问题：“要想让我在听到电话铃声时感到非常兴
奋，那么我该怎么办呢？”答案其实很简单，那就是抬高产品或服务的价格。接
着，我感到把自己的时间和精力投入到这个客户身上是一件愉快的事情，并且投
入时间越多，我越是感到高兴。
这个道理在你看来不言自明，可直到完成了那项工作，我才意识到了这点。
我们对于提供超过期望值的服务确立了很高的标准，并且定价一直是一个敏感的
问题。但是，有时为了能保持自己的工作热情，长期拥有出色的业绩，我们不得
不做出一些调整。
这里有一条根本性的原则在发挥作用。我们大家，无论是个人还是集体，可
能在不知不觉之间妨碍了自己去接受更好的全新的事物，因为我们觉得自己无法
成功或有效的处理好他们。我们大都认为自己对很多事物有“更高”的要求，如
更多的钱财、更多的客户、更多的职责、更多的乐趣和更多的时间等。但是，我
们果真是这样的吗？据我了解，我所真正想要的只是影响自己创造力的一小部分
因素。有好多次，我认为自己需要的东西却在与其他力量的角逐中败下阵来。在
前进的道路上，我也曾出现很多机遇
…………可以拥有更多的资金、客户、职责、乐
趣和时间。但是，由于我未能全力以赴应对他们（或者随之而来的情况），所以
当时我并没有认识到他们的存在。即便是我果真意识到了，我还是找了一些巧妙
的办法将他们推到一边。
好多年以前，我的一位良师益友曾经咨询过几家医疗机构。他告诉我，每当
一个诊所的全体决策人员彻底清理了积压已久的索赔和案头工作并且简化了工
作流程时，病人的数量总会大幅度的增长，他指出，只要接待人员认为新的业务
会给他们带来更大的压力（由于系统阻塞），他们会不知不觉的将新业务推掉。
很多企业都在告诫自己的员工们要“以客户为中心”并不遗余力的为出类拔萃的
服务带来竞争优势，从而赢得更多的业务。但是，他们可能没有解决如何去应对
业务量增加的问题。每个人都能在某种程度上感到这一点，而如果他们的环境压
力大到了极限。（大多数情况都是如此）即使在最需要的时候，他们的脸上也不
会流露出一丝微笑。当公司的一线员工感到压力过大时，你要当心他们对新客户
和新机遇的消极抵制。当一阵电话铃声让你的心头为之一紧，虽然电话那头传来
的�