按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！
行鉴别、筛选和整理分析。如果暂时还不了解，就宁肯让材料粗一点，也不要把领导真正想要的东西给弄丢了。
…
带泥的洋葱（1）
…
十月某日
上午秘书科的事不是很多，孟姐在指导小石整理公司来客登记簿。因为收集信息是秘书的一项重要工作，手头的事不多，我也在一旁跟着学。
“小石，整理来访客人名单，不能按客人的姓氏笔画排列，而要按他所在公司的笔画顺序排列。”
孟姐让小石将已经排好的客人名单顺序重排。
“为什么？”
“是这样的，这些来访的客人，是代表他们所在的公司来我们公司洽谈业务的。他们个人有可能在将来的某一天，会离开他们现在所在的公司；但是，他们的公司则有可能是我们公司永久的客户，所以我们的重点是应该记住他们的公司，因此，在整理来客名录时，应该以客人所在公司的笔画来排列顺序。比方昨天第一个来访的客人是，北京通达科贸公司的副总经理刘允。将来只要一看到刘允的姓名，首先应该想到是北京通达公司。通达是一九九五年注册成立的，注册资金１０００万元人民币，主要业务是代理销售我们东岩公司的产品，平均每年的销售额在４００万元人民币左右，他们的董事长兼总经理叫李明，是我们姜总在北大荒下乡时的战友……”
小石轻轻地叹了口气，她没想到来客登记簿上“刘允”这么简单的两个字，在孟姐的头脑里竟包含了这么多信息。她以为只要把刘允的姓名和电话号码往计算机里一存，就算是完成了“信息收集”工作。即使是玛丽和我，在秘书专科学校，也没专门学过这方面的知识。这就是实践经验。
孟姐不愧是总经理的专职秘书。她这种认真细致的工作作风，真值得我们这些小字辈的秘书学习。我什么时候才能达到孟姐这种水平？
中午，天空突然乌云密布，暴风雨似乎马上就要来临。
下午一上班，投资部就送来一份“天津宏星公司情况介绍”的材料，要我赶紧送给孙总，说孙总催着要。
也许是时间太急，投资部送来的材料中不仅有错别字，还有一些语法上的错误，如“非要……不可”的句子，像口语那样把后面的“不可”两个字漏掉了；于是，我把材料的文字稍为润色了一遍，重新打印送给孙总。
孙总将材料翻了翻，就皱起眉头说：“小于，这份材料你加工处理过，是吧？”
“是的，”我不清楚孙总问这话的意思，“我只是对其中的文字润色了一下。”
“小于，你应该知道我要这份材料的目的。我想了解宏星公司的资产状况，但是更想了解宏星公司目前管理层的状况。他们现在有多少管理人员，管理人员的年龄结构如何，知识结构如何，管理、开发和销售各占什么比例，他们对我们将要进行的控股投资的态度如何……我要的是他们目前实实在在的真实情况，而不是这么几个干巴巴的数字和几条标语口号，你知道吗？”
孙总的脸越拉越长。
“小于，我是经理，你是秘书，所以，我希望你做我的眼睛，做我的耳朵，甚至做我的手和脚，但我不希望你做我的大脑！哪些材料有用，哪些材料没用，由我自己的大脑来判断？把我的大脑留给我，好吗？”
窗外已是电闪雷鸣。看我手足无措的样子，孙总态度缓和了一些：“是不是投资部把材料给你的时候，就是这个样子？可能主要责任不在你。这样吧，你去把投资部的李部长叫来，我要听取他的口头汇报。”
投资部的人汇报完毕，我从孙总的办公室回来。孟姐见我闷闷不乐的样子，问我怎么回事，我把事情的经过大致说了一遍。孟姐安慰我说：“小于，当秘书没有不出现差错的，不要紧。问题是，你知道问题出在哪里吗？”
我没吱声。孙总的批评没错，但我总觉得自己委屈。
“小于，我给你讲个小故事吧。这是我刚当秘书时，我的美国老板讲给我听的。小石和玛丽，你们有兴趣听吗？”
她俩马上凑了过来。
“事情是这样的。一天，我的美国老板坐车路过一个小菜市场，看见路边小蔬菜店门口摆着一堆新鲜的洋葱。洋葱的皮晒得红红的，上边还沾着泥巴。老板的父亲是个农场主，老板小时候跟父亲种过洋葱。他来中国这么久了，第一次看到那么新鲜的洋葱，所以感到很亲切。回到办公室以后，他让秘书派人去给他买几个洋葱回来。可是，当秘书把洋葱放到他办公桌上的时候，那几个洋葱只剩中间的那一点小芯了。为什么？原来当总务科的办事员将洋葱买回来之后，马上放在水龙头下把洋葱上面的泥巴洗掉了；交给总务科长后，科长又把洋葱外面的几层粗皮给剥掉了；科长把洋葱交给秘书后，秘书又把洋葱上的红皮剥掉了。洋葱虽然还是那几个洋葱，但早已不是老板当初想要的那种洋葱了。所以，老板当时就把秘书狠狠地训斥了一顿。”
…
带泥的洋葱（2）
…
我明白了孟姐这个故事的真正含义。
“老板为什么要训秘书？就是因为秘书在不了解老板的真实意图的情况下，自作主张，自行其是，把老板真正想要的东西给弄丢了。所以，作为一项重要的日常性工作，我们秘书在为领导收集信息材料之前，一定要弄清领导的真正意图。在了解领导的真正意图的基础上，再对我们收集的材料进行鉴别、筛选和整理分析。如果暂时还不了解，就宁肯让材料粗一点；如果过于加工，就有可能把材料中最有价值的部分给弄丢，使领导很难利用这些信息作出决策。秘书为领导收集信息，一定要注意这么几条原则：第一，是不要生吞活剥。不管你收集到什么样的信息，一定要先在自己脑子里打几个问号，这事怎么发生的，为什么是这样。第二，是不要自我发挥。有时收集到的信息不是那么完整，秘书为了完整，便发挥自己的想像力，使材料变得‘完整’。其实，领导往往自己能根据这些零碎的信息，基本把握事情的大概，而你的想当然，则有可能误导领导。第三是保持不偏不倚，不要先入为主。”
“可这老板为什么不把买洋葱的真正目的告诉秘书呢？”小石还是对孟姐说的故事感兴趣，“不就是一句话的事吗？”
“你的意思是，老板事事都要向秘书请示和汇报？芽”玛丽似乎非常喜欢跟小石抬杠。
“领导与秘书之间，的确应该经常进行交流。”孟姐说，“但每个领导都有自己的思维方式和工作习惯，做秘书的不能强求，只能是要求自己尽可能地去适应领导。所以，做好秘书工作的关键是多用心。比方，用心观察领导平时比较关注哪些问题；用心思考领导关心这些问题真正目的。如果真正用心，秘书工作并不难做。比方天津农星公司这个问题，公司常务会已经讨论过两次了。如果条件合适，我们公司就投资控股。孙总的意图实际是很明显的。”
我感到自己的脸在发烧。
…
ＳＧ的含义（1）
…
十月某日
今天一整天，天空中的乌云压得特别低，低得似乎让人们都不敢大声喘气；风，使劲地刮，把树枝吹得呜呜直叫，看着让人想替它们大哭一场。真是山雨欲来风满楼。
一上班，秘书科就有一种大祸临头的感觉。果不其然，十点来钟，科长被姜总叫了过去。不到一刻钟，科长回来了，脸青得发紫。一坐下，科长就掏出烟，一根接一根的抽。门上贴着“无烟办公室”的标牌，大家不仅不敢提醒他，而且大气也不敢出。谁都知道，科长是习惯性地在借烟“烧”愁，发泄心中的郁闷。
昨天，一家有相当影响的行业大报，在头版的右下角刊登了一份三百多字的读者来信。信中说，他们是我们东岩公司的用户，我们公司在售后服务过程中店大欺客，等等。今天一上班，在日本的董事长马上来电话问姜总是怎么回事，所以姜总把科长叫去训了一通。
这事的经过我清楚：上个星期，这家报社的一个记者拿着这封读者来信到公司来核实情况，当时公司领导很重视，由孙总亲自接待，我也参加了。孙总当时表示，我们将无条件地帮助用户解决使用过程中的问题，尽管用户提的一些条件有些过分。没过几天，报社又来人，说用户对我们的售后服务仍不满意，这次是我陪科长接待的。科长觉得报社的人似乎是在借题发挥，便直截了当地问对方打算怎么处理，需要我们做些什么配合。来人说他们会尽量做好用户的工作，云里雾里绕了一阵后，提出让我们公司在该报登一年的广告。尽管科长对这种下三滥的做法很反感，仍很客气地表示将向公司领导反映，尽快予以答复。
第二天公司领导开会时，科长把这个问题提了出来。当时负责财务的领导表态：第一，原则上可以同意在该报上做广告，但今年已经没有预算了，只能等到明年；第二，即使今年可以追加广告预算，也不能同意立即作广告，让人家以为我们的服务真的有问题；第三，既然报社的目的就是想拉广告，就不必这么迁就报社，等到明年再作广告。这事就这么定下来了。
前天，科长代表公司给报社发传真，表示：一是我们会继续与用户保持联系，改善我们的售后服务；二是公司同意在他们的报上作广告，但等过了年再说。但没想到这家报纸昨天就把用户来信给登出来了。报纸上登一封普通的读者来信，本来也不是什么大不了的事，但问题是刚刚有人在大街上当众砸奔驰车，媒体把它炒得沸沸扬扬，甚至有些惟恐天下不乱的势头……
不知什么时候，科长自己平静下来了，让珍妮马上与安平国际公关顾问公司的许总联系，约对方今天晚上见面，请他们帮我们公司拿个妥善处理的方案，别让其他媒体跟着火上浇油。由于许总今天安排太满，定好明天上午科长过去拜访许总。
今天正好是玛丽的生日，我们几个已提前几天就商量好了，今天让玛丽请客，宰她一顿。见科长郁闷了一整天，想让他高兴高兴，于是晚上我们把科长也“绑架”出来了。
酒过三巡，科长突然问：“你们几个有谁知道，ＳＧ这两个英文字母的缩写是什么意思吗？”
我们大家都没见过这个缩写。
“科长，ＳＧ是不是你这个秘书长ＳｅｃｒｅｔａｒｙＧｅｎｅｒａｌ的缩写？”小石突然说。
科长笑了。“小石猜得对，ＳＧ是我这个秘书长的缩写。不过，ＳＧ这个缩写还有一个意思。你们再猜猜。”
于是，大家像在联谊会上猜灯谜一样，七嘴八舌，气氛热烈，但谁也猜不出ＳＧ这个缩写的另外一个意思。
“我告诉你们，ＳＧ既是ＳｅｃｒｅｔａｒｙＧｅｎｅｒａｌ的缩写，也是Ｓｃａｐｅｇｏｏｔ的缩写，也就是说，秘书实际上是只替罪羊。”
气氛一下子沉重起来了。
科长说秘书是替罪羊，是有些说气话，但的确也是事实。由于市场竞争的压力越来越大，股东们的回报要求越来越高，因此，那些公司经理们也不得不提高对自己的期望值。但是，不管是主观的原因还是客观的原因，如果达不到这种期望值，他们就会有一种挫折感，就有可能要找个目标，发泄心中的焦虑。自然而然，秘书是这些经理们发泄的最佳对象：第一是方便，第二是代价很小，甚至可以说是“ｆｒｅｅ”。曾经有位大红大紫的名人，在电视上公开宣称，“经骂”是他找秘书的首要条件。所以，说秘书是替罪羊似乎也并不过分。日常工作中经常会出现这种情况，比方说，秘书为领导约好了到某公司会谈的时间，但因对方临时有变，让领导空跑了一趟，这本来不是秘书的责任，但领导生气，心里有火，于是多少会给秘书一些脸色看。
…
ＳＧ的含义（2）
…
“讲老实话，我对你们几个人的外语水平，待人接物等方面的能力都放心，只要有几年的磨炼，都能成材。我惟一没有把握的是，你们作为秘书，心理承受能力都太差。当秘书的就要经得起骂。俗话说，没有金刚钻，别揽瓷器活，要是经不起骂，趁早别做秘书这一行。你们都是独生子女，在家一个个都是公主，有几个挨过骂，受过气？”
科长说着，端起小杯，将里面的五十六度的红星二锅头一饮而尽。
“前几天，我女儿让我给她买个手机，我只说了一句‘初中生需要什么手机’，她就说了我七八十句。最后我不仅要给她买手机，还必须给她赔不是。就这个样子，将来在外面能受得了委屈？”
在我们这一拨人中，绝大多数人在家里都是独生子女，娇生惯养的多。从优裕顺境的家庭中走出来，有相当一部分人喜欢我行我素，很少关注别人的情感，只在乎自己的感受。因此，他们承受挫折的能力很低。当他们独自面对社会时，复杂的人际关系已让他们应接不暇，如果再让他们受点委屈，那仿佛就是世界末日的来临。
“科长，我们既然当秘书，就不怕受委屈。”寿星玛丽很有英雄气概地说，“可是，如果真的受了委屈，我们该怎么办？”
“能怎么办？凉拌！”科长用筷子夹了几块夫妻肺片，往嘴里一塞，似乎有些幸灾乐祸。
“当秘书首先必须有很强的心理承受能力。受了委屈之后，能怎么办？无非是想开一点，看开一点。所谓想开一点，就是你要想到，领导也是人，他也有喜怒哀乐，他也有要发泄的时候，他不朝你这个当秘书的发泄，朝谁发泄？从这个意义上来讲，这是领导对你的信任。”
科长笑着，但笑容很苦涩。
玛丽看了我一眼，她似乎觉得科长是在说酒话。
“所谓想开一点，就是不要怕背黑锅，事实终究是事实。即使事情的真相一天两天清楚不了，总有真相大白的一天。秘书要像竹子那样坚韧，不会因为被风吹弯了，就永远挺不起腰；秘书还要像江湖那样心胸开阔，不会因为飘过几朵云彩，心里就留下阴影。总之，要豁达一些。你们记得清朝扬州八怪之一郑板桥那句名言吗？”
“你说的是郑板桥的‘难得糊涂’吗？”小石问。
“对，就是这四个字。”
“科长，我觉得，郑板桥当时肯定也是喝酒喝多了，出现了笔误。”玛丽一本正经地说。
“你说是什么样的笔误？”科长已有些醉眼朦胧。
“我觉得郑板桥当时本来是想写‘男的糊涂’这几个字。”
看来喝多了的是玛丽。
***************
*十一月
***************
对于秘书来说，工作经验是最宝贵的东西。工作的时间越长，见的世面越多，遇到的问题越多，那么，她积累的经验也就越多。经验多，办事的能力就强。这是欧美公司的老板喜欢用年纪大一些秘书的原因。对于一些年纪比较大的领导来说，与自己一起工作多年的老秘书，就像他的老花眼镜一样，式样可能有些陈旧，但离不了，也换不得。
…
姜是老的辣（1）
…
十一月某日
上午九点半，英国汉默公司的客人来访。老板看上去似乎只有二十七八岁，像个刚毕业的大男生，而是他的助手，也就是他的私人秘书，却是一个五十开外的阿姨——碧眼银发，体态有些发福，但言谈举止中散发着一份成熟和恰到好处的分寸感。
我们几个是第一次亲眼看到这样大年纪的女秘书，好似第一次看到一幅珍贵的名画，感觉是那么舒服，体会到什么是优雅和品位。
“为什么老外都喜欢用年纪大的女秘书？”珍妮像是自言自语。
“汉默公司是一家有上百年历史的家族式企业。”科长说，“我估计，琳达女士可能在她年轻的时候，就给汉默先生的爷爷当过秘书；给爷爷当完秘书给父亲当；父亲退休后再给孙子当秘书。如果真是这样，那这种秘书，忠诚和责任感不说，就凭她的经验和对公司几十年的了解，也应该能给汉默先生很多帮助和照顾。”
对于秘书来说，工作经验是最宝贵的东西。工作的时间越长，见的世面越多，遇到的问题越多，那么，她积累的经验也就越多。经验多，办事的能力就强。秘书工作有两大特点，一是并行的工作多，这边你可能正在整理文件，那边领导可能要求你给客人送水；当你正在泡茶的时候，领导又要你赶紧找份文件给他……二是工作的内容变化快，原订好上午十点去某某公司去会谈，突然要召开公司临时常务会议；正在给对方通知表示抱歉的时候，原定下午来公司会谈的某某公司的秘书来电话，今天下午不能来了，只能安排在明天上午，而明天上午领导已排得满满当当……面对这些，只有经验非常丰富的秘书才能应付自如，知道什么事该先做，什么事可以往后拖拖；知道怎样调整工作日程，以及应对调整后可能出现的各种意外情况。这就是一些领导，特别是那些欧美公司的老板，喜欢用年纪大一些秘书的原因。对于一些年纪比较大的领导来说，与自己一起工作多年的老秘书，就像他的老花眼镜一样，式样可能有些陈旧，但离不了，也换不得。
在欧美国家，秘书早已像教师和护士那样，是一种正式而又成熟的社会职业。在大公司里高级管理人员身边，很难看到年轻的女秘书，大多数秘书的年龄都在４０岁以上。这些秘书的教养和经验，完全可以让各科室的经理和公司其他员工肃然起敬。除了一般的秘书技能之外，她们的沟通、协调、预见和判断力，也让人叹服。
据说微软公司刚成立的时候，盖茨也雇了一个年轻的女大学生当秘书，可这位秘书除了自己份内的工作，对其他任何事情都是事不关己，高高挂起。盖茨觉得对自己这么一个以年轻人为主，干什么事都有些粗粗拉拉、风风火火的公司来说，应该有一位管家婆式的女秘书，事无巨细地把公司的后勤工作包揽下来，不能让自己老在这方面分心，自己有更重要的工作要做。于是他要求总经理解雇这位秘书，尽快替他找位管家婆式的秘书。没隔几天，盖茨就催总经理，问他找到了自己想要的女秘书没有。总经理拿出几个年轻女性的应聘资料，盖茨看后都连连摇头。他理想中的女秘书应该干练、稳重、能