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注意：在每个月开始时，把恰逢周末或者你不在办公室那些日子的每日文件折上一个角。这样，你就不会中途漏掉什么了。
你的总体文件整理系统
建立文件整理系统时有很多种选择。你可以按照主题、项目来整理，也可以遵循字母顺序、时间顺序，还可以按照数字顺序或地理位置顺序整理。选择哪种方法取决于你如何工作，怎样才能最快找到并调出所需文件。在大多数情况下，可以选择按照字母顺序整理各种项目，再加上次标题，用不同颜色注明以便查找。
时间管理和效率专家大卫·艾伦强调，印好文件标签，贴在文件上可以极大地提高任何文件整理系统的可用性。尽管他承认说自己也不知道为什么这样做会带来那么大的区别，但是他坚持说这样做非常有效。
文件整理系统提示
·每年清理一次你的文件。在过去一年用过的东西都应该仍然放在活动文件里，其他的则移到不活动文件中。把活动文件放在离自己近的地方以方便取用。
·不要把你装文件的抽屉装满。如果文件太满都要掉出来了的话，你就不会再想整理任何东西了，你的办公桌就又会变成一个储藏所。
·把一大叠文件夹放在触手可及的地方。不要让一张张文件挂得到处都是，等着你再去建个新的文件夹。创建好文件夹就好好利用。
·文件名的确定要能方便找到文件。比如，“远景，新”和“新远景”相比就好找得多，也放置得更符合逻辑。
·用交叉参照系统来防止重复工作。
·如果你要旅行，就用五个彩色的塑料旅行文件夹：
旅行一袋装——可以装所有文件的袋子
返回办公室——完成的项目，回去办公室后分配或整理
阅读/复习——利用间隙时间
行动支持——不在办公室时开会、做工作所需要的信息
数据输入——收据、名片等可以记下来再输入电脑或写在纸上的东西
·在你整理任何东西前，总是要想想你会不会可能再用到它。不是微弱的可能性……而要是很大的可能性。然后问问自己：“如果我把它扔掉了，以后又需要用到，最坏的结果会是什么？”如果最坏的结果你都可以承受，那就把它扔了吧。
如果心存疑惑，那就扔掉吧。
以下四种东西不要去整理：
·例行备忘录：它们只是——例行的。看完备忘，采取行动，记住它，然后就扔掉。
·开会通知：你收到开会通知后，立刻把开会的时间、地点记在日历上，把通知扔掉。
·修订前的指令：你是不是曾经收到过一项政策，而一星期之后又收到另一份修订过的？把前面那个扔掉吧！
·公司要求放在别处的文件：除非你是那个负责保管这份文件的人！
有一个经典的故事可以说明扔掉不必要文件的好处：一位在工程单位工作的人刚在国外待了三个月，处理完一个项目回来——因为公司有一些国外顾客，你可以想象，他回来后，已经有一堆累积的信函和文件在等着他处理。
他回公司的第一天主要是忙于开会和做简单汇报。那天快下班时，他觉得第二天的首要任务是看那一堆文件，所以他就把那些文件一起放在了书柜里，准备第二天一早就来处理。
很不幸的是，他们公司最近聘请了一家新的清洁公司，那天晚上，一个清洁工人看到了他那一堆乱七八糟的文件。当这个人第二天早晨来到办公室时却发现自己那三个月来的文件全都不见了，永远不见了！
简直是大灾难！不是吗？刚开始他还没看到这次失误所带来的影响，但是随着时间的流逝，他慢慢地看到了以下结果：他不得不重新签了一张支票；有两个人再次写信过来，问为什么没收到第一封信的回信，他们还特地附上了第一封信的复印件。这就是把三个月积累下的信件弄丢所带来的问题。
不要把堆在你办公桌上的东西全部扔掉，但是这个故事固然需要好好记住，有些最好该处理掉的东西也不要一直留着。
最后，你必须做好决定，不要制造更多麻烦。“杰出”系列书籍的作者汤姆·皮特斯有一次说，人们写过的最差劲的备忘录“本该用一个电话解决”。你是不是曾经选错过沟通的媒介？把不应该写下来的东西选择了写下来？通过电话或者直接面对面的交谈是不是可以更快、更有效地解决这种情况？你是不是真的需要把内容都写下来？如果你不问问自己这些问题，那么你的办公室里就会留着很多不必要的文件。
非纸质风暴——电子邮件
当今社会有个大问题，就是如何组织和管理好你每天接收到的大量电子邮件信息。电子邮件其实和文件袋以及电话留言机没有差别：都是收集信息的箱子，包含着待审核、处理和组织的信息。并且它们带来的巨大挑战都是一样的——东西进来太多，你都没有时间和欲望去处理和组织了。
如果你的电子邮件数量和处理速度总是逼你同时开多个屏幕，你可能就会遭受这么多邮件的罪了，还可能导致邮件系统瘫痪。每天都专门留出一定时间有条理地浏览一遍你的邮件。把自动来件提示关掉，在自己设定好的时间查看收件箱，就像你现在查看你办公室的收件箱一样。记住不是所有邮件都需要你马上回复。因为有了电子传输系统，所以紧急信息变得越来越多。但是，正如组织管理大师杰弗瑞·梅尔所说的：“如果事事都很紧迫，那么就没什么是真正紧迫的了。”
有效处理电子邮件
·不要让电子邮件长期停留在你的收件箱里。邮件一旦看过了，就把它拖放到文件夹里或者删掉。不要把时间浪费在以后重新看这封邮件上了。
·在你的系统里面创建一个有效的文件收藏夹。把你需要存起来日后参看的邮件拖到这个收藏夹里。每年至少清理一次。
·遵循两分钟法则。立刻处理那些两分钟左右可以做完的项目。你收到的邮件数目越多，这个习惯就越有用。
·使用行动文件夹。对于需要多于两分钟专注去处理的项目，创建一些文件夹，并且在视觉上要明显不同于只用作参考的文件夹。比如，如果你的电子邮件系统一般按照字母顺序排列文件夹，那么你就可以这样建：
@行动@等候@阅读/复习
@这个符号可以把这些文件夹放到顶部，这样看起来就很方便了。在你的组织系统里标明你回复过的邮件，这样就并不会漏掉任何邮件了。如果你是用电子邮件来分配工作任务的，那就把邮件复制，存到@等候的文件夹里。@阅读/复习是指那些用作参考的邮件以及需要超过两分钟去读的邮件。你也可以把这样的邮件打印出来，这样就可以在开会或做其他事情的空隙时间里看。
·注意电子邮件的转发功能。要记住，任何邮件都可能在任何时间任何地点被转发给任何人。永远让自己假设你的邮件最后会发送到老板那里去。
·校读。用系统里的自动拼写纠错功能。注意大小写的区分。如果你全部用大写字母，别人看起来会觉得你在大喊大叫。
·避免群发。不要把邮件群发给每个人。
·不要有感叹词，不要加个人注解，不要发电子连锁信。
·省去“谢谢”这样的客套语。它们只会增加字数。
·如果你想发附件，一定要确保收件人会下载来看。
·回复邮件：
——就算你自己加的标题会更好玩，也请保留邮件的原始标题。这样可以让整个沟通沿着一条线索发展。
——省去原文内容。原文内容只会增加邮件的长度。如果发信人自己都不记得当时发了什么信息，那这些信息能有多重要？
——不要简单地点击回复键。有的系统会在你点回复键后复制通讯录的所有地址。一定要先弄清你的系统设置。
·不要在做别的事时查看邮件。只有在你可以全神贯注时才去查看电子邮件的收件箱，这样就能避免你日后再重新查看。
·把重要的邮件设置成显眼。可以用彩色的着重选项，也可以把字体改成彩色。但不要弄得过度花哨。
·不要在生气时写邮件。不在线时写一份草稿，24小时后再重新读一遍。如果你很生气，那么打个电话回复吧。这样你就比较不容易卷入一场笔头争端了，笔头的争端会让当事人双方都后悔的。
·如果是你自己都不想收到的一封邮件，那么就不要把它发送给别人了。
拖延耽搁
拖延是最为普遍的一种扼杀精力的武器，每年，你因为拖延丢失了多少工作效率？这种习惯本身会给工作带来大量的损失，并且还会浪费掉无数的机会。
拖延可以这样定义：把你需要或想做的事推掉以后，而其实又没有推迟的充足理由。
拖延的背后可能隐藏着很多心理暗示。研究人类行为的专家一般来说都赞成以下三点潜在的因素：
害怕失败。这经常表现为害怕不能达到你自己的、可能是不切实际的高标准。把事情拖到最后一刻，因为没法“衡量”你能付出的最大努力，所以其实也就没法检验了。这样真正检验的就是你在最后一刻把事情拼凑好的能力。所以，拖延可以让你不必检验自己的真正能力。
害怕成功。成功有好的一面，也有危险的一面，例如，可以让自己背后的朋友、家人或者工作伙伴走捷径获得成功。很多人表面上看准备去完成某些任务，结果却在这些任务上失败了，而在生活中看似无意识地保持现状的一些任务上，他们却获得了成功。
害怕失去控制权。爱拖延的人经常觉得他们每错过一次最后期限，自己就在获取对生活绝对控制权的战争中胜利了一次。经常迟到或者因为自己而推迟了某项工程的完工似乎是在微妙地宣称：“我才是那个拥有主动权的人。”
人们爱拖延还有其他一些原因：
·他们想着以后会有更多时间，比如把东西放回原位。
·他们想象事情不是很重要，而实际上却是很重要的。
·他们幻想没有最后期限。“既然我是成年人了，我就可以按照自己的意愿去做事。”
还有一点很重要，那就是不要把拖延和计划好的推迟行动混为一谈；经常会有一些客观的原因是允许把某些行动推迟的。拖延则是指把现在应该做的事不必要地往后推迟。如果你在采取某个行动前必须先获得更多信息或者目前情况不合适，那么等待是可以的。墨菲法则是这样说的：“把事情置之不理，它们只会越来越糟。”这其实并不总是对。有时，事情却会变得越来越好；所以，推迟可能会是一个富有积极意义的步骤！
如果你有拖延的毛病，并且致力于提高工作效率，那么你再也不能把改掉拖延的坏毛病这件事往后拖延了。记住，拖延是一种根深蒂固的习惯，可能会很顽固，但确实可以战胜的。
清理完未尽项目的剩余部分
列出所有你在拖延的事情。
按照这些悬而未决的事情给你带来的压力大小决定是否把它们列入清单。注意：这和事情的重要性可能会不一样。有些非常重要的事可能根本不会让你心烦，而其他相对不重要的事却逼得你快要发疯了，在这种情形下，就把后者列入清单。
先处理最让你心烦的项目。谁会去在意它不是最重要的事？现在你一件事都没做……所以你向前迈出的每一步都是一种提高。一旦你把那件带来重大压力的事情处理好了，你会觉得整个世界的重量都从肩膀上卸去了。
继续往下列项目，直到所有都做完了。一路上要记得犒劳自己。
最终战胜拖延陋习！
1。检查你的态度。你是不是一个完美主义者？你给自己定的标准是不是太高了，以致让自己无法正常前行？
2。总是问问自己：“怎样才能最好地利用我目前的时间？”为了把这个问题解释清楚，在这个语境中，也可以问自己：“如果我不是因为现在已经在做这件事，我会去做它吗？”或者是：“这件事和我的目标直接相关吗？”这会让你马上变得有组织感，并且开始分配自己的主次任务。
3。直接面对自己的答案。一旦你决定了自己应该做什么，就把它从文件夹里拿出来放到自己面前的书桌上。如果某项任务要求你到办公室的其他地方去，或者甚至是离开办公室，那你就到任务要求你去的地方吧。把这项工作切实地放到自己面前。
4。把它分解成小块。太难了？太烦人了？把大块的工作切分成更多可以操控的小块。一步一步再去做，或许这项工作就没那么难了。或许某个特定的步骤并没有那么烦人。烦人的任务就像吃过饭的盘子：不理这些盘子并不会让它们自动消失，而却常常让它们在过后变得更难清洗。
5。保持下一步行动清单。这份清单可以一直记录你每项任务的下一步。弄清楚下一步要做什么会让任务变得更加简单。
6。对外公布！向别人做出承诺。找几个你很看重他们意见的人，告诉他们你要做些什么。告诉他们你开始行动的时间，叫他们到时候检查一下你。一点点来自同龄人的压力可以支持你走很久，只要你赢了就会有一定的意义。这就会给你努力实现目标提供动力，也会给你完不成目标实施惩罚。
7。设立一个短时要求。告诉自己：“我只会在这个任务上做五分钟，然后我就停下来。”不管是什么事，忍受五分钟总不算太难，而这就是你要自己投入去做的。仅仅是五分钟，然后就可以停下了。后面再进行时，如果你感觉自己没法一直做这个项目，那么你就还是每隔五分钟停一次。
通常，这种经历就像是往一个游泳池里跳。刚开始时，你会觉得水特别冷，但是一旦你适应了，就会觉得也没有那么糟糕了。如果5分钟对你来说没问题，那么15分钟也不会有问题。既然你都做了，为什么不一直坚持下去呢？不过记住，5分钟一过，你就可以停下。最坏的结果是，以前没做的一个项目，你现在已经完成5分钟了。
8。不要再想了，就去做吧。对于艰难任务的恐惧和预期通常会比任务本身更糟糕。咬紧牙关投入进去。
避免掉入优柔寡断的陷阱
浪费掉了很多机会；很多很棒的事情没有出现；工作和事业走下坡路；浪费了宝贵的时间，再也补不回来了。所有这些后果的造成都是因为没有做一个决定。不是做了错误的决定，而是根本没做决定。
在必须做决定时，想想这项任务值不值得去做，然后赶快行动。如果不值得，那就把它丢开。不要让这件事弄乱了你的生活。做一做简单的算数就可以帮助你决定某项任务是否值得去做。
假设你有一项任务需要花一个小时才能完成。你把它推迟了两个星期，结果每天都要花5…10分钟去担心这件事。把所有你担心的时间加起来，再加上你把它堆积起来所增加的时间，还有做好这项任务本来需要的时间，结果你把一项一小时的任务变成了三个半小时的任务。而这还没考虑其中对你的情感消耗，这种消耗其实也损坏了你去做其他重要事情所需的精力。
人们拖延做决定时会有很多借口：
·他们不想犯错。他们相信，只要自己不做决定，就不可能会犯错误。
·他们不想负责任。做决定是件大事，因为最后的成败会反映出个人的素质。
·他们觉得自己获得的信息量不够。有时候这是事实；其他时候，这只是他们不采取行动而想出的托词。
·他们在寻求最完美的解决办法。当然，这就意味着他们永远也不会做决定了，因为完美的解决办法根本就不存在。
如果你是那种想把事情做好的人，你就必须果断，并且要有勇气去行动！不要自欺欺人地想你可以无限期地拖延这个决定。你其实已经决定了不去做决定。不幸的是，这个决定所带来的后果通常会比做出错误决定还要糟糕。并且，不做决定通常会自动产生一些后果，所以就会发生以下一些情景：
·“我其实应该开始去做那个分析，但是或许我也可以等等。反正报告要到月底才交。”
·下个星期，这个人又做了同样的决定。
·到了第三个星期，他已经没有别的选择了。报告星期三要交，而星期一下午突然发生了一件很严重的危机事件。
归根结底，最后的情况迫使他做了决定。现在，他就可以交上一份不太好的报告，而又有很好的理由，因为时间不充裕。这个人也不用因为自己做得不够好甚至是失败而负什么责任了。
这种行为破坏性更强，因为它会慢慢变成一种习得的个性特征伴随人一生。你可以分析分析以下三个问题来改掉优柔寡断的毛病：
真正的问题是什么？在发生什么事情？为什么会这样？是什么让你做不了这个决定？这个决定事实上是什么？优柔寡断和拖延在这点上通常是相伴相生的。
如果你要从五个条件相当的候选人里面选一个人录用，你为什么还不决定？从这一群人里选出最优秀的一个会太难了吗？是不是有一种直觉、一种发自内心的感觉在告诉你一些和事实不一样的东西？你是不是不想承担选择其中一个候选人的责任？你是不是实际上感觉他们中没有一个人会和你好好合作？你是不是觉得这个职位根本没必要招人？你是不是在寻找那个不存在的完美人选？
找出真正的问题还会让你全力集中在真实的决定上，而你可能一直都不觉得这个决定会是真实的决定。但是你必须清楚地看清这个问题，否则你就无法前行。
有哪些选择？抉择很少是发生在两者之间。生活不是只有黑白两色，而是有着大量微妙的灰色渐变色。或许你会面临很多可能的选择。把它们都列在一张纸上。如果你还想在纸上留出空间来列每个选项的优劣之处，那就留出空间去列�