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一旦你感觉电话的公务部分已经结束了，你就可以用同样的方式跳出来。笑！然后问：“还有什么我们需要商讨的吗？”如果回答是肯定的，那么可能是你判断错了，你就还可以获得更多价值。没问题！那个话题结束后，你再笑着问同样的问题。一旦答案是否定的，你就可以再次笑着说：“太好了！今天和你谈得很愉快。再见！”
因为在那两个关键之处笑着问的问题，你营造了一次愉快的打电话经历，同时又把打电话的时间和精力都投放到了电话的公务目的上。
好好利用语音信箱
语音信箱既可以成为一种杰出的通讯工具，也可能给你带来莫大的痛苦。是的，当你想和一个个活生生的人交谈时却收到一条留言是很不开心的一件事，但是想想没打电话省下了多少时间！
语音信箱一天24小时有效，并且一星期7天全部可用，这样就给全世界范围内的沟通带来了极大的便利。你再也不用辛苦地计算时差了。当你只想传递信息时，语音信箱会更加高效。语音信箱里信息的平均长度会大大地短于实际交谈的长度。
处理你自己的信箱
你对外发出的信息要有内容、有礼貌、简短并且及时。人们不喜欢在星期二听到上个星期五发生的事情。录音时要热情，声音要清晰。一定要包含以下内容：
·你有空的具体时间。
·为了预防对方有急事要转接给别人，加上转接的办法。
·如果你的录音限制长度，那么告诉对方信息的长度应该控制在什么范围内。
经常查看你的信箱，迅速回复。人们最常抱怨语音信箱的一个问题是他们的信息经常得不到回复。如果你可以马上回复，那就马上回复，然后删掉留言。如果你不能马上回复，那就把信息按日期记下来，再把它从信箱里删了。更好的办法是，让别人来帮你做记录。
另外一个人们经常抱怨语音信箱的问题是有时候收到的信息会不可思议地多。试试这些建议：
·把每条信息的长度限制在60秒—90秒。
·限制你的语音信箱所能容纳的最大信息量。如果来电者知道你的信箱满了，他们就会再打电话给别人，这样就省了你一个大麻烦。
·提高你电话的录放速度。
关于你自己的语音信箱还有最后一点需要注意。从你的系统管理员那里复印一份操作说明书，自己去熟悉系统的左右功能和特征。许多机器有很多省时的附加功能，而大部分的用户却不知道。
给别人的语音信箱留信息
·每次你打电话时，准备好要转到语音信箱。好好考虑清楚你要传达的信息。先说你最重要的几点，再说次要的。
·笑着说话，并且要说得清楚、缓慢、简洁。
·把你的电话号码留两次——开始留一次，结束时再留一次。就算对方有你的电话号码你也再留一遍。他/她在听你的录音时可能会不方便查你的号码。
·留你的姓名和地址时，一定要拼出来。
总之，你希望别人怎么给你留信息，你就怎么给别人留。
实施方略
忧虑原因对策
会议很晚开始有些与会者没到不等迟到的人，马上开会
会议持续太久没有设定并实施结束时间结束时间和开始时间一样重要
大家没有会前准备没有把职责通知给与会者提前布置
没有坚持到底没有清楚理解任务和行动会上具体化，并写入会议策划
对别人及电话的打扰影响工作效率有时候辨认出打扰是很必要的
很生气
别人直接走进你的办公室这种情况是可能的！筛选来访者；让他们难以通过
无法摆脱来客访客很容易留下不走到办公室外面或站着接待访客
无法摆脱来客时间没有受到尊重设立时限，或者找人“救”你
同事找你问事情、做决定你的时间没法安排和他们定期见面，安排“接待”时间
容易在工作中受打扰书桌旁人流太多通过搬动书桌、椅子来避免被打扰
在做重要活动时，电话响了我们停下来接电话在电话响之前就决定要不要接
电话“标签”所记的信息不够获得回电的信息，让别人处理
电话交谈太久没有有效利用时间笑着问问题，进入电话的公务部分
会议效率低下不了解时间的价值根据工资计算会议的实际开支
单位的财务状况员工的时间没有最高效地利用用手册里介绍的观点提高每个人的工作效率
要点小结
·会议会花费金钱。用工资表来决定实际投入的数目。通过那些工资数据，你可以知道自己每个小时的价值，决定那些钱应该怎样有效地利用。
·准时开会、准时散会、认真策划议程并遵循议程的会议组织者会受到大家的尊重，他们召开的会议也将很有成效。
·在会上首先讲最重要的项目。
·在时间和空间上控制讨论。
·努力把通常的量减半。
·找出习惯性的会议，取消掉。
·作为与会者，要积极参与时间安排、职责划分、紧跟议程。
·人们每天要被打扰50次以上。
·如果来访者要通过别人才能找到你，那么很多烦人的打扰就可以省去了。
·通过在办公室外站着和来访者说话可以缩短你被打扰的时间。
·有空并不意味着你一天的每一分钟都在为别人待命。设立接待时间。
·如果你不想被打扰，那么就关上门或者去别的地方。如果没有门，那就想办法创造出表示你没空的信号。
·确定一天中使用电话的具体时间，合并电话。
·你不需要在每次电话响时都去接。
·练习真正的信息记录技巧。记下回电的合适时间，来电的目的等等。
·形成自己表示电话结束的话语。
·如果不必交谈，那就用语音信箱或电子邮件。
让高效会议及控制打扰在你的生活中起作用
你一天要被打扰几次？这些打扰占去了你多少时间？你在丢掉多少个八小时的工作日？
你在工作时每小时值多少钱？
回想你上一次参加的会议。你觉得那次会议的开支是多少？那些钱花得值吗？
看看你接下来三周要参加的会议：
·你有每次会议的议程吗？如果没有，赶快去弄一份。
·你必须参加吗？如果不是，你要怎么想办法回避？
·如果你必须参加，用规格评估一下这次会议。
你最经常受到谁的打扰？你要怎么有效地应对这个人？
你把一天中的哪些时段设定为没空？
如果你没有办公室，你可以用什么样的语言符号来建立工作空间？
每天往外打电话的最佳时间是什么时候？你平均需要留出多少时间？
评估你要发出的语音信息，为了让它更加有效，做出适当的改动。
取得你的语音信箱操作手册，好好研究研究。
制定一个30天行动计划。30天后重新审视自己所取得的进展，修正计划。
我对于会议和打扰的细微边界想法：交流任务优先顺序安排
“即使你有非常好的点子，但如果你不能将其表达清楚，让别人明白，那这一切都将是枉然”
——【美】李·艾柯卡
就任务优先顺序安排与他人进行交涉，并明确自己的立场是这一课中最难掌握的两个方面。做好基础是你必须完全了解自己的选择并且坚决忠于自己的选择。
明确的知道自己想要干什么、为什么要这么做以及有效的计划和统筹安排能力是解决困难接受挑战的基础。另外，加强自我管理能力以及接下来我们要讨论的关于主次任务安排管理技巧能帮你实现目标。
·清楚、简洁、直接、完整的表达能力
·有效的聆听能力
·让别人认可你对事情的主次安排能力
在这些方面你做的越好，你将会生活的越从容，有更少的压力以及更多对局面的掌控能力。
测评：交流技巧
对下列问题做出回答，选择对应的数字（1表示“不同意”2表示“不确定”3表示“同意”）
同意不确定不同意
1．听他人讲话时，我总能听懂他在说什么。321
2。听他人讲话时，我总会给一些口头的反馈。321
3。别人喜欢跟我说话，因为我很会听人讲话。321
4。别人认为我说话简洁清楚。321
5。别人很少让我重复我所说过的话。321
6。我能轻松的说服别人按我说的去做。321
7。当别人让我干一件事情时，我可以明确拒绝。321
8。我很明白上司的任务指令。321
9。这一次，我的待办事项的主次安排与上司的安排不冲突。321
10。我和上司会就事情的优先顺序问题进行讨论并做出安排。321
11。在事情的顺序安排问题上我很少会与上司的安排冲突。321
12。我能很容易的让别人忠于我的安排并帮助我。321
13。除非我知道为什么要干一件事情，我才肯去干。321
计算分数：
29分以上：你拥有一流的交流技巧，非常好。
18—28分：有时你会遇到交流困难的状况，不过不用担心，我们都有类似情况。
18分以下：难道世人都不明白你，要与你为敌吗？
准确交流
当你与他人共同完成一项工作或任务时，你的语言表达是否清楚至关重要。如果你自己脑子里面都没有一个清楚的概念，那你将很难把你的计划给别人表达清楚；而且即使你对自己的计划很清楚，也不一定能对别人解释清楚。
在任何语言交际中都有8种交流要素同时在其中体现：
·你打算说什么
·你实际上说了什么
·别人听到了什么
·别人认为他们听到了什么
·别人想要说什么
·别人实际上说了什么
·你听到别人说了些什么
·你认为你听到别人说了什么
如果这八项不同步就会产生理解混乱，致使大家努力的方向不一致，使头等重要的事情不能按时完成，紧张和压力由此产生。
简单的问“你明白了吗？”是不能解决问题的。大多数人只要一知半解就会说自己明白了。也许他们只懂了百分之六七十，或百分之九十。但这就够了吗？剩下的10％到40％的东西可能会使你浪费很多的时间和精力。下面是教你准确交流的方法：
·简练首先摆明自己的要点然后再阐述相关细节以防听者理解出现偏差。用词越少越好，把你的主要问题和建议浓缩在一句话里，尽量用一个简短的句子就能表明你的立场。
写电视广告的作家们只有15到30秒的时间表达他们的意思，所以他们在有限的时间里利用清楚简练的意象把意思表达的简单有力，字字珠玑，胜过万语千言。
研究不断证明，最好最有效的写作要求简练。如果一封信或备忘录洋洋洒洒有一页多长，那它的效力将会大减。同样，演讲也是如此。紧扣要点——别跑题。在开始讲之前必须清楚地知道自己要讲什么，用词越简单，交流效果越好。
·简单一定要注意选词。就像不会有人会因为冗长得奖一样，讲话太复杂也是不好的。不要用华丽而生僻的辞藻，用大家熟知的能听懂的词语。除非你是某个问题的专家在讲专业的问题，不然请你用普通的、非专业性术语。
要考虑讲话环境与听众的情况，避免用行话。你需要考虑听众到底对你所讲的话题了解多少？你要记住，虽然你自己很清楚的知道了整个策划的来龙去脉，如何开始、如何深入，但是听众们可没有时间和能力一下子完全听懂接受。
不要假设别人听懂了多少，你必须明确的问，然后就听众的反应再做进一步的更为简单清楚的解释，这一点很必要。很多人以为他们听懂了，其实没有。
·直接直接说明你想说什么、做什么，用具体的语言，避免泛泛而谈和不确定性。尽量直接指明事物的名字（不是事物的统称）；人的名字（不是用“他”、“她”、“他们”）；具体数字（不是“一些”或是“更多”）。使用模糊的语言意味着你还不够自信，不愿为自己所说的负责，或者不愿听者留下对自己不好的印象。实际上，越是这样听众就越会多想。
下面是几组例子，教你做到直接：
但是直接并不是在每个领域都这样。有些情况下人们希望切中要点，但有时语言表达故意要含糊其辞。威廉·鲁兹的经典之作《巧言令色的艺术》（Doublespeak）用简单而幽默的语言阐述了这个问题。下面是鲁兹在书中引用的一些例子：
·僐卜餐厅在1981年的年度报告中称，他们“取得了全国性的成功，尽人皆知。”他们确实做到了，因为他们被《联邦破产法案》的第11章登记在案（他们破产了）。
·标准石油公司（Ohio）在1982年的报告中这样说道：“这些影响当下计划执行进程的现实生活的改变使我们不得不做一些修改，以使计划臻与完善。但换一种更准确的说法应该是：在时间安排和变革程度上都不会与过去相差太远。”天啊，他到底在说什么？
·另外，马歇尔&埃斯利公司拥有密尔沃基市的一家银行，在其年度报告中附有一封给股东的信，信里只写些这样的话：“你们公司今年的业绩非常好，或是归于运气，或是归于良好的计划和管理，总之我们希望你们对所取得的业绩和前景感到满意。”听起来多让人舒心啊！
交流中的直接要求应坚定自信。生活中有效的交流很少是因为人们都不太敢表达的过于肯定和自信。
坚定自信的表达并不是一种挑衅，如果是用挑衅的口气你说完之后会很后悔，而当你以非常肯定、确定的态度说什么的时候并不牵涉对别人的考虑。好斗的人一旦加入到谈话交流当中就想完全控制局面，任何对他不利的绝对给予坚决回击。跟这种人说话你会感觉被踩在脚下，完全不能动。
明确自信的表达当然也不会是被动的。被动的人永远都不能按他们自己的优先安排完成任务，不是因为他们会不断修改任务主次安排的计划，或者是增加新事项，而是因为被动的人从来不站起来为自己说话，总是无言的接受别的事情，不管这个事有多琐碎，是否与总任务有关。这样你会永远被别人踩在脚下，被动的人有什么话都不说出来而是埋藏在心里，长期如此，人会被这种严重的心理压力拖垮的。
明确自信是介于好斗挑衅与被动接受二者之间的。它应该是这样一种表达：“我遇到困难了。这就是事实。这就是它对我干的事情。我们得把这件事情解决掉。我想要这么干。”“你踩到我的脚了，很痛！请你抬脚。”
如果你有一个很好的主次任务安排表，就很容易做到说话确定而自信。因为你已经有了一个经过深入思考而得出的安排计划，就可以说：“我明白你让我办的事情了，但是我也有重要的事情要办，要是你认为你让我办的事情更重要的话，你会为我完不成自己的任务负责吗？你愿意推后我任务的完成期限吗？”
通过练习，你也可以自信而坚定地说话，别因为一开始这样做会感觉不舒服就放弃。确定的想法和反应对你的精神健康有利。请记住，确定性的回答并不是挑衅好斗，而是直接的、非对抗式的。如果你已经做好了自己的计划安排，那么断然而明确拒绝别人给你的额外任务是你自己计划按时实施的保证。
有效倾听
一些研究估计，倾听，真正的倾听会使交流的效果加倍。我们没有被教授如何形成好的倾听习惯，所以倾听能力一直没有发展起来。有教如何读、写、说的课程，但很少有关于听的课程。实际上很多人心目中的“听”就是竖起耳朵等着什么时候别人讲完，就可以轮到自己发言了。
蹩脚的倾听是引起下列问题的头号原因：
·矛盾、争执
·工作完成的乱七八糟，远非它应该完成的方式
·学生们在学校的表现比他们的实际能力差很多
·离婚
很明显，好的倾听技巧在生活中是至关重要的。你的倾听技巧怎么样呢？
自测：倾听技巧
采用下列建议，提高你的倾听技术：
1。聚焦说话人所说的话。听别人讲话并体会其字里行间的意思。你会有时间考虑接下来自己的发言的，但在此时你应该专注于你所听到的东西。
2。与说话的人进行眼神交流。看着说话人的眼睛会帮你集中精神关注于别人所说的话。即使是不时的看一下说话人的嘴也会加强你对话题的关注。
有时你会发现对方没有与你进行眼神交流，那么你就转向另一点盯着看5到10秒，然后你再转回头看他时，他很可能也正在看你呢！
听别人讲话时一定不要四处张望，表现的漠不关心，游移或者恼怒。集中于某一点，这会给你一个个人空间，使说话人反过来关注你。但是千万别瞪着说话人看，这是对他心理空间的一种侵犯，会引发他的不安全感。
3。保持沉默。不要打断别人的话，插入你自认为高明的评论，也不要给别人做补充，现在该他说话，而不是你。如果你忽然有一个相关的、非常好的想法闪现，但又怕轮到你说话时会忘掉，那就简单的记下要点，到你说话时可以作为参照。
4。坐有坐相。无论你是坐着还是站着，直起身体，抬头挺胸。这样才能打开倾听的“渠道”。抬起头不要乱动，胳膊放到胸前，手掌张开，手指自然放松。当你懒散、萎靡地靠在椅子上时你怎么能真正关注别人的讲话呢？
倾听的有效性是与你的警觉状态紧密相关的，只有你的身体保持一种关注的姿势才会有警觉的状态。
5。言语反馈。即使你很认真的在听，但你所听到、理解的，并不一定是说话人所要表达的。给予言语上的反馈可以让说话人知道你真的在听，并确认你的理解是否准确。
其实简单重复一下你所听到的就可以，例如“我认为你说的意思是（说出你所理解的意思）……我说的对吗？”或者说：“看一下我理解的是否到位……”或是“你是说……吗？”这样，如果你说的对的话，说话人就会给予肯定；不对的话就会重复并强调他的真正意思。
有时重复你刚刚听到的话并把它转换成问句就可以�