按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！
标引，再对第二个主题内容进行标引。如会议纪要《听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况的汇报》，先标反映第一个主题内容的类别词“财政”，再标类属词“税务”；然后标反映第二个主题内容的类别词“公安”，再标类属词“缉私”；最后标文种名称“会议纪要”。
二要使用主题词表。国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》（1997年修订）由15类1049个主题组成，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如〃综合经济〃、〃财政、金融〃类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如〃工交、能源、邮电〃类中的〃工业〃、〃交通〃、〃能源〃和〃邮电〃等。第三层是类属词，如〃体制〃、〃职能〃、〃编制〃等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。
三是主题词的标引，应坚持“谁办文，谁标引”的原则，这样可以保证标引主题词的准确性。
③抄送机关
抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，位于发至范围的下方。抄送机关要根据公文内容与性质、机关或领导人的职能与职权及工作的需要来确定。
④印发机关和印发日期
印发机关，是指具体主办、制发公文的部门。一般是机关的办公厅（室）或秘书处（科）。他们对公文的制发全面负责。如广州市人民政府的公文，其印发机关是“广州市人民政府办公厅”。印发机关的位置在抄送机关的下方。
印发日期，是指该公文送印或发出的时间。如“二○○五年十月十七日印”。其位置在印制部门的右边。
⑤印数
印数，是指公文的实际印制份数，位于印发时间的正下方，向右不顶格。
文头、主文、文尾三大部分是以主文部分的正文为核心的有机统一体。它们有主次之分，甚至可以省略某一部分。便在实际操作中，不能只重视某一些项目，而忽视另一些项目。如果不按要求制作，就难免造成失误，影响公务的办理。
三、公文写作
（一）命令
命令（令）是依照 有关法律规定发布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员的公文。它是行政机关发布的、具有强制性、指挥性的公文。根据《宪法》规定，只有中华人民共和国主席、国务院总理、国务院各部部长、各委员会主任以及县以上各级人民政府首脑，才能发布命令，其他任何单位和个人均不得发布命令。因此，是行政公文中规格较高的一种文体，是下行文。
1、命令（令）的类型
命令可分为发布令、行政令和嘉奖令三种。
（1）发布令
用于发布依照有关法律制定的行政法规和规章。一般行政法规以命令为载体发布，命令与法规合为一体，既不能把随命令发布的法规当附件，也不应把它们当作两份公文，法规已成为命令内容的组成部分。有些重要规定或重大决定也可以直接发布。
（2）行政令
主要用于公布重大强制性行政措施。这类命令通常指中华人民共和国主席根据全国人民代表大会的决定或全国人民代表大会常务委员会的决定，采取重大强制性措施，发布特赦令、戒严令、动员令等；国务院根据宪法和法律的规定可以制定重大行政措施，决定各省、自治区、直辖市范围内部分地区的戒严并发布戒严令。
（3）嘉奖令
主要用于嘉奖有突出成就和重大贡献的单位及人员。
2、命令的写作
命令的结构一般包括标题、发文字号、正文和落款4个部分。命令的写作突出在“简”和“实”两个字上，一般命令篇幅简短，语言平实庄重，语气坚决。
（1）标题
命令（令）的标题主要有两种写法，一是由发文机关、事由、文种三部分组成。如《中华人民共和国国务院关于北京市部分地区实行戒严的命令》，《广东省人民政府关于授予六十六名同志“见义勇为先进分子”称号的嘉奖令》。行政令、嘉奖令一般用这种写法。二是省略式标题，即只有发文机关和文种两部分，省略了事由。如《中华人民共和国主席令》、《中华人民共和国国务院令》等。发布令较多使用省略式标题。
（2）发文字号
命令（令）的发文字号与其他行政公文的发文字号相同，也有一些命令（令）的发文字号不同于其他行政公文的发文字号。命令（令）的发文字号只标注顺序号“第XX号”，没有机关代字、年号。命令“第XX号”表示发令机关或发令人的任职开始编列的顺序号，到任职期满为止，下任再从头编号。这是命令的发文字号与其他公文不同的地方。有的命令发文字号直接使用文件的发文字号。如《国务院、中央军委关于授予钱学森同志“国家杰出贡献科学家”荣誉称号的命令》编国务院文件“国发＇1991＇51号”。又如，《广东省人民政府关于清理道路检查站的命令》编广东省人民政府文件号“粤府＇1992＇72号”。由此可见，命令（令）直接发布时，发文字号只编顺序号“第XX号”，命令（令）用文件发布式发布时，则按文件的格式，编文件的发文字号。
（3）正文
正文是命令的主体部分。正文的内容主要包括命令原由和命令事项两部分。命令的语言表达非常精练准确，语气坚决，充分体现强制性、权威性的特点。因此，命令的写作，没有报告、请示或通知等公文的说理、阐述详细等语言，并多用陈述语气祈使语气。
命令的原由，指为什么发布此命令，根据什么发布此命令。这部分有时也可以省略，直截了当地发出命令。
命令事项。指命令的具体内容，需要执行的内容，有的命令事项比较简单。嘉奖令的事项则需要说明奖励谁，授予什么称号，发出号召等。
（4）落款
命令的落款，一般是署发令机关的名称，或发令人职务的姓名。其中发布令多数署发令人姓名。落款下方署发令年、月、日。
（二）决定
决定是对重大或者重大行动做出安排奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项的公文。决定是党政机关普遍使用的一种下行文，它带有稳定性和约束性的特点，适用范围也比较广泛。
1、决定的类型
根据决定的适用范围，一般可以分为两大类型：
一是知照性决定。一般指表彰决定、处分决定、机构设置决定、人事安排决定或某一具体事项的决定，等等。这类决定的主要作用是把决定的事项简要地传达给有关地区和单位，一般没有要求执行的具体意见。这类决定内容比较单一，简明扼要。
二是指挥性决定。主要是指关于重大事项和行动的决定以及一些带规定性质的决定。变更或撤销下级机关不适当决定事项，也属指挥性决定。这类决定容量很大，篇幅较长，能充分体现领导机关的意图，详细阐述有关方针政策，对重大行动提出政策措施及要求，并要求在规定的范围内贯彻执行。
2、决定的写作
（1）标题
决定的标题，一般应写明发文机关、事由、文种，而且要规范、准确，特别是事由要准确地概括出来。
（2）正文
决定的正文主要包括两方面内容：一是决定原由，二是决定事项。篇幅随内容而定。知照性的决定得短小单一，简单明了。指挥性的决定也应简明扼要，篇幅不宜过长。语言表达上，决定的语气坚决、鲜明、准确，决不能模棱两可，含糊不清。在决定的详略处理上，有三种写法：
一是略写原由，详写事项。这是决定的一般写法。原由部分不宜写得过长，把有关情况、依据、道理简单交代清楚就可以了。
二是详写原由，略写事项。这种写法要求把情况写清楚，尽可能详细些，因为它是决定事项的依据、前提。
三是不写原由， 只写事项。这种写法，一些重大决定经常运用。这种写法往往基于原由是法定的，或是周知的，不写出也不影响决定事项的权威和效用。
（3）时间
决定的时间标注要注意两个问题：一是成文日期要以会议通过的日期或领导人签发日期为准，不能以起草或打印的时间为成文时间。二是决定的时间一般要标注在标题下方，可用括号括起来。决定的时间不能标在文尾，因为决定一般不写抬头和落款。
（三）公告
公告适用于“向国内外宣布重要事项或者法定事项”。如《新华社公告》“我国将进行向太平洋发射运载火箭试验”，意在告知有关国家的船只和飞机，在试验期间不要进入上述海域和海域上空。公告是级别较高的机关在较广泛的范围内发布重要事项的公文，其发布方式比较特殊，写作上也有一些特殊的要求，是一种在制发方面有一定限制的文种。
1、公告的特点
一是发布内容重要。公告发布的内容必须是重要事项或法定事项。要注意不要事无大小都使用公告。
二是发布范围广泛。一般公文只向国内一定范围发布，公告则向国内外发布。我国经常是通过新华通讯社来发布。
三是发文机关级别高。由于公告有向国内外宣布的功能，发布多为较高级别的国家行政机关或权力机关，例如全国人民代表大会、国务院、各省、市人民政府及人大等，也可由法定的职能部门来制发，如新华社经常被授权发布一些重大事项。企业事业单位向社会宣布重要事情，也可使用“公告”，如一些企业单位向社会宣布有关企业与社会公众有关，或与国际有关的事项。
2、公告的写作
（1）标题
公告的标题一般要求写明发文机关、事由和文种，也有一些公告的标题只写发文机关和文种，省略了事由，如《新华社公告》。有的公告连发文机关和事由都省略了，只有文种一项，如《公告》，这类公告一般是内容单一，范围较窄，事项不那么重要。
（2）正文
公告的正文主要由原由、事项两部分组成。原由指发布公告的根据和原因，一般写得精炼，简明扼要。也有的公告省略了原由，开门见山，直接写出公告事项。公告事项要根据内容多寡确定表达方式，如果内容较多，要分列条款；如果内容比较简单，也可不分条。文尾用“现予公告”、“特此公告”之类结束语。
（3）公告的落款和日期
公告的日期可以写在标题下方，也可写在落款下面。有的公告比较重要，落款处除签署发布机关和日期外，有的还写明发布地点。
（四）通告
通告是适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文。通告是机关单位广泛使用的告晓性公文。
1、通告的特点
与公告相比，通告有如下特点：
一是内容具体，业务性强。公告的内容通常是重要事项和法定事项。通告的内容重要程度比不上公告内容，而且多是业务工作方面的。因此通告的使用频率比公告要高得多。
二是有限制的行文对象。公告的告知对象是广泛的，“向国内外宣布”；通告的告知范围则是面向“社会各有关方面”，一般适用于国内。
三是广泛的发文机关。通告的内容是一般事项，所以发文单位比较广泛。党政机关、企业事业单位、人民团体都可发布通告。公告的发文机关级别较高，多由国家机关发布。相比之下，通告的发文机关要比公告广泛得多。
四是独特的发布方式。一般公文是用文本形式印发。而通告一般不用文本形式印发，而是张贴或登报。
2、通告的写作
（1）通告的结构和写法
通告包括标题、正文、落款署时3部分。
①标题。通告的标题通常有三种写法，一是写明发文机关、事由、文种；二是省略了事由，只写明发文机关和文种；三是省了发文机关、事由两项，只写《通告》。一般来说，高级机关发布了比较重要事项的通告，标题都使用前两种，而企业事业单位、基层单位发的通告，事项比较具体，不那么重要，一般可用第三种。
②正文。通告的正文包括原由、事项、结尾三部分。
原由是发布通告的原因、根据、目的，回答为什么发此通告。
事项，即通告的具体内容。内容比较简单、单一的，可不分条来写；如果内容比较多，则应分列一条一条来写。
结尾，也叫结语。一般写“特此通告”之类的话，以示强调，提起注意。有些通告干脆不用结语，干净利落。
通告是对公众的，一般不用写抬头，标题已有发文机关，并在标题下方署上了日期，则可不用落款。如果标题没有发文机关，又没有日期，落款必须签署清楚发文机关名称和日期。
（2）写通告须注意的问题
①不要把“通告”写成“通知”
“通告”与“通知”是两种不同的公文，其特点、作用和受文对象范围都不相同。有的单位往往以为让人们知晓的事项都可用通告各行文，结果把一些该用通知的，用了通告，该用通告的则用了通知。
＇例＇
回迁通知
原住XX区XX街的动迁户，于明年6月底前回迁。请所有回迁户持动迁证、动迁协议书及交款单据，于明年5月底前，到我公司办回迁手续。
具体办理时间：上午8时至12时，下午2时30分至5时30分。
特此通知
XXXX房地产开发公司
XXXX年XX月XX日
这份公文用错了文种，告知回迁户办理回迁手续，属一定范围公布遵守和周知的事项，应用通告却用了通知行文。
②发文目的要明确
发布通告的目的或原因一般要在原由部分扼要地交代清楚，让人们一看就知道为什么要发此通告。
③通告的事项，应该符合法律、法令和有关政策规定，不能违反法令政策。例如一家房地产公司发出通告，告知回迁户在期限内来办手续，“限期于XXXX年XX月XX日前到我公司办理进住手续，否则，视为已有住房，不予安置。”这是不符合有关政策规定的。
④语言要通俗简洁
通告是一种周知性公文，一般用张贴和登报的方式发布，使全社会都知道通告的内容。因此，写通告要注意语言通俗和简洁，简单明了，一看就懂，篇幅不宜过长，便于张贴和阅读。
（五）通知
通知是批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员所用的公文。在行政公文中，通知是最常用的文种之一。
粤华XX通字＇ ＇X号
关于XXXX的通知
主送单位：
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………（正文）。
特此通知
发文单位
二○○X年X月X日
抄送：
发文单位 二○○X年X月X日印
（印发日期正下方）共印 份
1、通知的特点
（1）使用范围的广泛性。在发文机关方面，上至最高领导机关和行政机关，下至基层单位、企业事业单位都可有通知行文。在通知的内容方面，大到全国性重大事项、法规、规章，小到单位内部告知一般事项，都可用通知行文。在发布方式上，可用正式文件印发，也可印白头通知，甚至可以写在小黑板上，让有关人员知晓，非常灵活。
（2）文种功用的指导性。上级机关和组织向下级机关、组织用通知行文，都明显体现出指导性，特别是部署布置工作、批转和转发文件，等等，都明确阐述处理某些问题的原则和方法，说明需要做什么事情，怎么做，达到什么要求，等等。
（3）行文方向的不确定性。通知一般作下行文，是上级机关向下级机关行文。在平级单位之间，不相隶属单位之间，必要时，也可用通知行文。此时的通知便是平行文。平行文的通知不能带有指示性和指导性，只能表述告知性或周知性的内容，特别重要的通知，除了下发外，还要抄送上级机关，让上级机关知道下级机关就某重大事项发了通知。
2、通知的适用范围
（1）批转公文。下级机关上行的公文，如请示、报告、意见等，有的经审批同意，可加通知转发下去。如《国务院批转公安部关于推进小城镇户籍管理制度改革意见的通知》。
（2）转发公文。转发上级机关和不相隶属机关的公文。凡转发公文，都必须经上级机关批准同意，转发机关是按上级机关的意图转发的。转发和批转公文的效用基本相同。
（3）传达事项。凡不宜用其他公文行文的事项，包括要求下级机关办理的事项，要求有关单位知晓或要求共同执行的事项都可用通知行文。如《广东省人民政府关于立即制止越权审批和非法占地的通知》等。
（4）任免人员
按干部管理权限，由上级主管单位用通知行文任免工作人员，有的行政机关负责人任免，除向规定范围发通知外，还要向社会公布。
3、通知的分类
根据通知内容性质和作用，一般可以分为如下4种：
（1）转发性通知。包括转发公文的通知、批转公文的通知。前者是指转发不相隶属单位和上级机关的公文；后者是批转下级机关的公文，主要有请示、报告、意见和会议纪要等。被批转的公文里的下级机关的意见实际已转为上级机关的意见。批转公文的通知与转发公文的通知同样具有指导作用。
（2）事项性通知。通知的事项，指发文机关要求办理、阅知的事项。这种通知的作用主要是用来布置部署工作，安排活动，解决实际工作中某些具体问题。
（3）会议通知。指组织召开会议的机关向参加会议的机关、单位行文，告知会议内容、时间、地点和会议要求的公文。这种通知内容单一，要求把参加会议的有关事项写清楚。一般包括：会议名称、内容、地点、参加范围、会期、报到时间、地点、需带的文件、材料等。
（4）任免通知。按干部管理权限，由上级机关决定任免干部，然后把任免决定用通知行文，向指定的范围公布。这种通知，内容单一，篇幅简短，写明决定任免的时间、机关、任免人员的具体职务即可。
4、通知的写作
（1）标题
通知的标题有完全式和省略式两种。完全式是发文机关、事由、文种齐全