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（3）内容明确。建议、措施切实可行，能够解决实际问题。不论是上行文或下行文，如果所提意见涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。如不能协商一致，不能作为下行文下发；但作为上行文时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。
（4）问题要抓准。意见一般一文一事，紧紧围绕某一方面的重要问题，提出建议和办法措施。
（十二）函
函是不相隶属的单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。函也叫信函，作为公文的函是指机关使用的公函，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。
1、函的特点
一是适用范围广泛。可用于相互商洽工作，询问答复问题，又可以用于向主管部门请求批准事项，也可用于答复审批事项。
二是行文方向的多向性，既可平行，又可以上行、下行，但其基本性质，应看作平行文。
三是短小精悍，简便灵活。一般的函是很短小的，内容单一，语言简洁，简单明了，有的便函只有三言两语，因此，函有公文“轻骑兵”的誉称。
2、函与请示、批复等的区别
一是函与请示的区别。函与请示都有“请求批准”的用途，因此有人常常把函和请示混淆了。例如，某县文化局向县财政局行文申请拨款，用请示行文，这就用错文种了，应该用函行文，因为行文单位之间是平级单位。函与请示的区别在于，函主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务主管和被主管关系的单位之间。向主管单位请求批准有关事项，主管单位用函答复批准请求事项。请求则是用于有隶属关系的上下级机关，下级机关用请示向上级机关行文请求批准重要事项。因此，我们在使用请示和函时，要弄清发文机关和受文机关的关系，然后确定用什么文种。
二是函与批复的区别。函有发函与复函之分，复函是用于回复来函单位商洽的事项，用于平级单位、不相隶属单位，也可回复上级单位的来函。批复则是用于批准答复下级机关的请示，批复的事项一般比较重要。从使用范围来看，函比批复更广泛，使用更灵活。
3、函的类型
从行文目的及内容看，函可分为商洽函、问答函、请批函和批答函四种。
（1）商洽函。商洽函是相互商洽工作的函，单位之间有事项需要联系商洽，用其他公文联系不合适的，都可用函来联系商洽。
＇例＇
关于商请派车运送民工的函
XX省交通厅：
为了做好今年的春运工作，及时运送在我省工作的外省民工回家过年，我们组织了民工运送专门车队，但由于我们运力不足，车辆不够，估计不能满足民工要求，特请贵省派出大型客车20辆，与我省组成运送民工车队，负责运送贵省在我省工作的民工。
妥否？请尽快函复，以便办理有关手续。
XX省交通厅
XXXX年XX月XX日
（2）问答函。问答函是机关单位之间用来相互询问和答复问题的函。
＇例＇
XX省科学技术委员会关于询问贯彻
全省科学技术工作会议情况的函
各市科委：
全省科技工作会议自今春召开至今，已有半年。为了互通情况，并为使我省科技事业更好地为改革开放、为发展社会主义市场经济服务，希针对下列问题，将你市有关情况于9月底前具体报我委办公室。
一、省科学技术工作会议后，采取了哪些措施进行贯彻？
二、在此半年中，有何科学发明和科技革新？效果如何？
三、在开展科学研究和科技交流方面曾遇到过哪些问题，如何解决？现在还存在哪些问题，哪些问题需要我们帮助解决？
XX省科学技术委员会
XXXX年XX月XX日
（3）请批函。请批函是向有关主管部门请求批准的函。这种函多是向业务主管部门或归口管理部门请求批准的事项。注意不要错用请示行文。
＇例＇
关于拨款举办艺术节的请示
市财政局：
经市委、市政府同意，9月10日至10月10日在我市举办艺术节，初步匡算，艺术节共需要费用150万元，请予核拨。
特此请示。
XX市文化局
XXXX年XX月XX日
这份公文应用函行文，却错用了请示。因为市文化局与市财政局是平级单位，又是不相隶属单位，不能用请示行文，就应改为《关于请求拨款举办艺术节的函》。
（4）批答函。批答函是主管部门工经授权的部门以函的形式对有关单位请求审批的事项进行答复，既可用于批准同意的答复，也可用于不同意批准的答复。
＇例＇
关于拨给大型电视连续剧XXX
摄制经费的复函
XXXX：
你单位关于《关于尽快拨给大型电视连续剧XXX摄制经费的请示》收悉。经请示省政府，同意由省财政拨XX元作为该剧摄制费。
特此函复。
XX省政府办公厅
XXXX年XX月XX日
这是答复请示的函。按规定，请示的问题，应该用批复行文来答复。但为什么用函来答复呢？实际上，许多请示的答复并不都是用批复行文的，而是经上级领导机关批准，授权其办事机构答复。如上面的复函就是省政府批准同意，授权省政府办公厅答复来文单位的请示。省政府办公厅与来文单位是平级单位，不能用批复，只能用函。如果请示的事项比较重大，就应以省政府的名义直接批复。另外，业务主管部门答复不相隶属机关请求审批的事项，也应该用函，而不用批复。
4、函的写作
（1）函的结构与写法
公函的结构与其他行政公文一样，由标题、受文机关、正文、落款等部分组成。有的函可以没有标题，有的函可以不打印，不编号，不盖印，这种函叫便函。因为联系的事情比较简单，三言两语便可以说清楚，因此，有的单位在转送文件时就用这类函：
XX办公室：
现送上XXXXXX文件XX份，请审阅修改，并请于XX月XX日前退回我们办理。
XX办公室
XXXX年XX月XX日
（1）标题。函的标题有多种写法，一种是发文机关、事由、回复函对象、文种，如《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》，这是较重要复函常用的标题。另一种是只写事由、文种、省略发文机关，如《关于请求增拨设备维修费的函》、《关于拨款举办“民间艺术节”的复函》，前例为发函标题、后例为复函标题。还有一种是省略事由的，如《XX省高级人民法院函》，这种情形不多见。
（2）正文。函的正文包括原由、事项、结语三部分。
原由，指发出本函的原因，一般简明扼要。如复函的原由一般写：“你单位XXXX年XX月XX日关于XXXX的来函收悉。”
事项，指函的主体内容，根据需要把内容写出来，或商洽，或请求批准，或询问，或答复，等等。不管写哪种函，事项必须清楚，具体，明确，扼要，切忌在函中长篇大论。
结语。指函的结尾。一般使用公文术语，如“特此函告”，“特此函达”，“请复”，“特此函复”，“此复”，等等。
5、函的写作要求
（1）开门见山，直叙其事。这是函写作最基本的要求。因为函是一种比较简便的行政公文，讲究快捷，所以，函一般写得很简短，简明扼要，切忌空话、套话，或者含糊其词，不知所云。
＇例＇
关于召开共青团XX省第X次代表大会
有关问题的复函
团省委：
《关于召开共青团XX省第X次代表大会的请示》收悉，省委同意于今年12月召开共青团XX省第X次代表大会，请这按有关规定做好筹备工作。并请各级党委及省直有关单位指导团委开好团代会，认真做好推选出席第X次团代会代表的工作。
此复。
XXX办公厅
XXXX年XX月XX日
（2）措词得体，平等待人。函是一种多向平行文的公文，可以在任何单位之间行文，因此，语言表达非常讲究，必须有礼貌，要以诚恳合作的态度，平等待人，对上要尊重、谦敬，但不恭维逢迎；对下，要严肃，但不自傲训人；对平行单位，不相隶属单位，要以礼待人，用商量口气，不盛气凌人。
（十三）会议纪要
会议纪要是记载、传达会议情况和议定事项的公文。它根据会议记录、会议文件和其他会议资料，分析归纳而成，它既可上呈，也可下达，被批转或转发有关单位遵照执行，它的主要作用是沟通情况，交流经验，统一认识，指导工作。
粤华XX字＇200X＇X号
会议纪要
时间：200X年X月X日X时
地点：XXX会议室
参加人员：
主持：
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………（正文）。
广州粤华物业有限公司
XXXXX
二○○X年X月X日
抄报：
广州粤华物业有限公司XXXXX 二○○X年X月X日印
共印X份
1、会议纪要的特点
（1）纪实性。会议纪要如实反映会议的内容和议定事项，不能把没有经过会议讨论的问题写进会议纪要。
（2）简要性。会议纪要通常是通过摘要式将会议的主要内容、议定事项写出来，要有条理、有重点地简明扼要地陈述事项，说明问题。
（3）独特的发布方式。会议纪要没有独立行文功能，如需将会议纪要报送上级机关，必须用一份报送报告加以说明，随会议纪要一并上呈。如需将会议纪要印发下级机关，就要附一通知在前面，才能发至下级各级机关。
2、会议纪要的写作
（1）会议纪要的结构和写法
①标题。会议纪要的标题通常由会议名称和文种构成，如《全国农村爱国卫生运动现场经验交流会纪要》。有的会议纪要的标题还可写上召开会议的单位名称，使会议纪要更明确、清楚，让人一看标题就知道这个会是什么单位召开的。还有一种标题可以由正标题和副标题构成，正标题反映会议的主要精神和内容，副标题写会议名称和文种。
②正文
会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成。
一是导言。导言即会议纪要的开头部分。一般用比较简要的语言概括会议基本情况，包括会议的名称、目的、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议成果等。导言不能写得过长，要简明扼要，让人们看了对会议有个总体了解。
二是主体。主体是会议纪要的核心部分。它根据会议的中心议题，按主次有重点地写出会议的情况和成果，包括对工作的评价，对问题的分析，会议议定的事项，提出的要求，等等。主体的写法一般有三种：
第一，条项式，就是把主体的内容包括讨论的问题和议定的事项，按主次分条列出来，使其条理化，一目了然。
第二，综合式，就是把会议的内容或议定的事项，进行综合概括，分成若干个部分。这是一种比较普遍的写法，有利于突出主要内容，主次分明。用于批转的会议纪要，多用于这种方法。
第三，摘要式，就是把与会者的重要发言要点摘录出来，按发言顺序或按内容性质安排先后写出。这种写法的好处是，尽量保留发言人谈话内容的完整性和风格，避免一般化和千篇一律，比较客观、具体。
③结尾。结尾一般表示对与会者的希望和要求，但是在实际运用中，多数的会议纪要没有专门结尾的用语。
3、会议纪要的写作要求
（1）掌握会议的全部情况。写作会议纪要首先要弄清楚会议的目的、任务、内容和开法，掌握会议纪要的所有文件材料，了解、参加会议的全过程。
（2）抓住要点，突出会议主题。会议纪要应该有主有次，有中心，有重点，有详有略，准确、详尽、扼要地反映会议要解决的问题。
（3）文字简洁明快
（十四）计划
计划是为了在一定时间内实现某一目标而预先对某项工作和出安排部署时使用的公文。计划作为经常使用的公务文书，具有与行政公文及法规性公文不同的特点、写作方法及要求。
1、计划的结构写法
一份计划由计划名称和计划正文两部分组成。
（1）计划名称。计划名称即标题，常见的写法有两种：一种是计划内容加“计划”构成。计划内容通常写明计划范围、计划时限、计划项目，如《XX县林业局二00五年工作计划》。全面的计划通常用这种写法。另一种是单位名称、计划内容加“计划”，如《天龙电线电缆工业公司实行超额计件奖计划》，专项计划多用这种写法。
计划名称中“文种”的选用，并非一律称“计划”，可以根据计划内容及有关情况确定。拟订计划名称时要注意文种名称的选用。
“工作要点”，一般较概括的安排，带提示性的扼要表述，多用提纲挈领写法。称“安排”，是对短时间内要完成的工作做具体筹划。
“设想”，则是对某项工作的粗线条的大体安排，一般用以表明是非正式的初步设想。
“打算”，是有来表述时限短、事项具体的初步考虑。
“意见”，是对下级或下属单位布置工作、交代政策、提出要求，往往有指导和参照作用，党委系统及工、青、妇组织较多使用。
“方案”是对计划事项作较周全、具体考虑后制订出来的。
“规划”则是用以表述时间较长（三年以上）的远景规划，是一种蓝图式大体设想。
（2）计划的正文。计划正文是一份计划的关键部分。通常由前言和计划事项两大部分组成。①计划前言。计划前言回答“为何做”、“因何做”、“能否做”之类的问题，包括说明政策依据和有关情况。
②计划事项。计划事项是计划的主体。不论是行政计划、业务计划，还是全面计划、专项计划，计划事项都应该包括目标、措施、要求三项内容。
2、计划的写作要求
制订计划是为了实现对实践活动的宏观控制。既要充分挖掘潜力，发挥创造性，对未来做出科学的筹划；又要从实际出发，把计划订得切实可行，便于操作，真正起到指导实践的作用。因此，计划写作要做到以下三点：
（1）注重调查研究，处理好多种关系。
（2）反复论证，从多种方案中择优。
（3）准确表述，简明、实用、规范。
（十五）总结
总结机关团体、企业事业单位对自身某一实践活动或某一阶段工作进行总的回顾，找出内在规律，以指导未来实践时使用的公文。
1、总结的结构写法
总结的结构一般包括标题、正文和落款三个部分。落款即署名署时，多写在标题下，也有写在文末的。
（1）标题。总结的标题，常见的有三种写法，一种是单位名称、总结内容加“总结”构成，如《XX市园林局二00一年工作总结》，这类标题近似行政公文标题的写法，显得比较平实、庄重。二是以总结内容或中心作标题，如《我们是怎样实行超额计件奖励的》、《加强质量管理，提高经济效益》，前例是总结内容作标题，后例是总结中心作标题。这类标题标明总结的主要内容或基本经验，比较醒目，引人注意。三是正副标题，正题显示总结内容或中心，副题显示总结范围和文种，如《建设社会主义精神文明的尝试华南师大“美的咨询”活动总结》，比较大型的或在报刊上发表的总结多用这种写法。不论是用哪种写法，总结的标题都要准确反映总结内容，简练、醒目。
（2）正文。总结的正文一般包括导言、主体和结尾三个部分。
①导言。总结的导言是开头部分，有多种写法，常见的有：
概括基本情况。概括介绍总结的有关背景、基本做法、主要成绩及体会。
介绍主要成绩。有些总结先介绍成绩，即先说明结果，再回述取得的成绩的原因。
介绍基本经验。以介绍经验为主的总结，常常在导言部分先亮出基本经验。
提出问题，发表议论。有些总结通过提出问题或发表议论引出下文，达到引人思考、突出中心的目的。
总结的导言有许多种写法。不论采用什么方法开头，都要注意直截、简要，不可写得过细，甚至将主体部分的内容提前放到开头来写，要用最省俭的笔墨达到总领全文的目的。
②主体。总结的主体是具体展开，或回答导言提出的问题，或印证导言发表的议论，或说明取得的成绩的原因和做法，等等。
工作总结以介绍基本活动为主，主体部分的内容一般包括以下几个方面的内容：一是基本情况，所做工作的基本过程、主要措施做法。二是主要成绩收获，这是总结的重点，对成绩收获做出客观、正确的估计，包括取得什么成绩，表现在哪些方面，成绩是怎样获得的。一般写得比较具体，有事实，有数据，还可以作些纵横向比较。三是基本经验。对工作中的经验进行概括归纳，说明做法体会和取得成绩的原因，把实践活动上升到理论高度加以认识评价，应写得简约概括，为今后工作提供借鉴。四是存在问题和教训。对没有做好、未完成的工作、有待解决的问题、存在缺点进行介绍，并分析其原因，一般篇幅不长，这部分应略写。五是今后的打算。主要有针对地提出今后努力的方向，提出改进意见和措施，也可以将这部分内容作为结尾来处理。
经验总结以介