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b。适当的验货工具。必备的验货区最重要的工具是磅秤。温度计可用来检查冷藏或冷冻货品的温度是否符合要求；尺可用来测量肉品的脂肪与切割厚度的规格是否有出入。
c。足够的验货空间能让验货员充分发挥应有的功能。标准的照明度，宽敞、安全而方便的地点，能让验货员与供应商正确无误地工作。
d。安排适当的进货时间绝对不要让验货员无间断地检验一批又一批的进货，因为在人员疲劳、时间匆促，或是工具不够的情况下，很容易出错。而且验货员要能确实掌握所有的进货时间，亲自在现场督导查验，千万不可因为验货员不在而另外找人替代。
e。验货员应随时可取得一份采购规格的复印件。这份复印件可在发生规格混淆时，展现它的功能。此外，当某项指定产品缺货时，供应商若提供替代品，验货员便可根据采购规格表上所列出的各项条件，来决定是否采用替代品，或是坚持使用原指定货品。
f。验货员应该持有一份订货单复印件。验货员应该充分掌握进货的货品、品名、数量与送货时间，一份完整而且正确的订货单影本，有助于验货员适当地准备完成即将到来的验货过程。
（2）退货
偶尔，验货员必须拒绝部分或全部的到货。此时，他必须准备一份“退货通知书”，详细说明该项货品的退货原因，究竟是质量、数量还是价格不符合订货单上的规定。送货员必须在“退货通知书”上签名，表示该项被拒绝货品确有瑕疵，并将退货通知书正本寄交给供应商，除了告知退货事实外，也供其查证送货员是否有欺骗、调货等行为；副本则交给会计部门，以核算新的应付账款。而验货员也要持有一副本，作为日后查核供应商供货是否有疏失的依据。
3。储存
食品原料的储存管理，对餐饮成品的质量和成本也有着举足轻重的影响。
储存通常是进货后发生的连贯动作，当验货员完成检查进货的手续后，他必须将货品正确地摆进储藏室内，有时候则是将某特定物品直接送到使用。
（1）食物原料储存的方法
一般来说，食品原料储藏可以分成两大部分，即干藏和冷藏。仓库用于干藏那些不需要低温保鲜的干货类食品原料，冷冻及冷藏设备用于储藏冷冻食品原料及冷藏鲜货类食品原料。
①干货原料的储存
干货原料的储存应注意下列事项：
a。避免将物品置于地面上而遭致细菌感染。物品至少离地面约25厘米，离墙壁约5厘米。
b。不要将物品放在靠近污水管或水沟旁。
c。将有毒性的物品，如杀虫剂、肥皂、清洁剂等与食品分开存放。
d。将开封的用品存放在加盖且有标示的容器内。
e。定期清洁储藏室。
f。将经常使用的物品放在靠进出入口的货架底层。
g。将较重的物品置于货架底层。
h。进货时，记录下该食品进货日期，出清存货以“先进先出”为原则。
②食物原料的冷藏
使用食品原料冷藏设备的主要目的，是以低温抑制鲜货类原料中微生物和细菌的生长繁殖速度，维持原料的质量，延长其保存期限。餐厅常用的冷藏设备包括各种厨房冰箱以及常与冰库相连的冷藏室等。
需要冷藏处理的食物原料一般不外乎各种新鲜海产、肉类、新鲜蔬果、蛋类、奶制品，以及各种已经加工的成品或半成品食品原料，如加工待用的生菜、水果、各种甜点、各种调料、汤料等等。
不同的食品原料有不同的冷藏温度、湿度要求，因此，理想的做法是将各种原料分别冷藏。通常，10℃～49℃最适宜细菌繁殖，在餐饮服务中被称为“危险区”。因此，所有冷藏设备的温度必须控制在10℃以下，见“各类食品原料冷藏温度、相对温度要求表”。
相对湿度过高有利于细菌生长，加速食物质变，相对湿度过低则会引起食物干缩。在干藏仓库内，当相对湿度过低时，可以用水盆盛水，使其蒸发以增加空气中水分，但此法在冷藏室中并不灵验，而应当以湿布遮盖食物以使其不致干缩。
各类食品原料冷藏温度、相对湿度要求表
食品原料 温度（℃） 相对湿度（％）
新鲜肉类、禽类 0～2℃ 75～85％
新鲜鱼、水产类 …1～1℃ 75～85％
蔬菜、水果类 2～7℃ 85～95％
奶制品类 3～8℃ 75～85％
厨房一般冷藏 1～4℃ 75～85％
冷藏食品的储存应注意下列要点：
a。经常检查冷藏室温度，各类食品适宜的冷藏温度如下：新鲜蔬菜…7℃或以下；乳类、肉类…4℃或以下；海鲜…10℃或以下。
b。不要将食品直接置于地面或基座上。
c。安排定期清洁冷藏室时间表。
d。在进货时，记录下该食品进货日期，出清存货以“先进先出”为原则。
e。每日检查水果及蔬菜是否有损坏的。
f。将乳品与气味强烈食品分开存放，鱼类与其他类食品亦要分开存放。
g。建立冷藏设备的维修计划。
③食物原料的冷冻
食品原料的冷冻储藏一般应在…23℃～…18℃之间。
原料冷冻的速度愈快愈好，因为快速冷冻之下，食物内部的冰结晶颗粒细小，不易损坏结构组织。
任何食品原料都不可能无限期地储藏，其营养成分、香味、质地、色泽都将随着时间逐渐流失和降低。即使在零度以下的冷冻环境中，食物内部的化学变化依然继续发生；例如，在…12℃时，豌豆、青豆等原料在不到两个月的时间内就会发黄，并丧失其香味。有个规则是：冰库的温度每升高4℃，冷冻食物的保存期限就会缩短一半，所以食物的冷冻也须注意安全的保存时间（见表“食物冷藏及冷冻安全期”）。
食物冷藏及冷冻安全期
保存期间食品种类 开封前 开封后
温度 期间 温度 期间
乳制品牛 奶人造奶油奶 油干 酪铁罐装婴儿奶粉冰淇淋制品 7℃以下7℃以下7℃以下7℃以下室温…25℃ 约7日6个月6个月约1年约1年半 7℃以下7℃以下7℃以下7℃以下 1日2周内2周内尽早食用约3周尽早食用
火腿香肠类里肌火鼹、蓬莱火腿成型火腿香肠（西式）切片火腿（真空包装）培 根 3～5℃3～5℃3～5℃3～5℃3～5℃ 30日以内25日以内20日以内20日以内90日以内 7℃以下7℃以下7℃以下7℃以下 7日以内5日以内5日以内5日以内
水产加工品鱼肉香肠、火腿（高温杀菌制品、PH调制品、水活性调制品）鱼 糕（真空包装）鱼 糕（简易包装） 室温7℃以下7℃以下 90日以内15日以内7日以内 7℃以下7℃以下7℃以下 1～2日7日以内3日以内
冷冻食品鱼贝类肉 类蔬菜类水 果加工食品 …18℃以下 6～12个月6～12个月6～12个月6～12个月6个月 —— ——
冷冻食物的储存应注意下列要点：
a。立即将冷冻食品存放在…18℃或更低温的空间中。
b。经常检查冷冻室温度。
c。在所有食品容器上加盖。
d。冷冻食品包好，避免食品发生脱水冻现象。
e。必要时应进行除霜以避免累积厚霜。
f。预定好开启冷冻库时间，避免多次进出浪费冷空气。
g。在进货时，记录下该货品进货日期，出清食品时，以“先进先出”为原则。
h。经常保持货架与地面清洁。
i。建立冷冻设备的维修计划。
j。冷冻食物解冻时也要注意适当的方法，如下表。
冷冻食物几种常用的解冻方法
解冻方法 时间 备注
冰箱中的冷藏室 6小时 时间充裕时用这种方法，以低温慢速解冻。
室温 40～60分钟 视当天气温而异。
自来水 10分钟 时间不充裕时用这种方法，但必须用密封包装一起放入水中，以防风味及养份流失。
加热解冻 5分钟 用热油、蒸汽或热汤加热冷冻食品，非常快，若想解冻、煮熟一次完成，则加热的时间要延长些。
微波烤箱 2分钟 按不同机型的说明进行解冻。
4。领料
餐饮制作过程中要消耗大量食品原料。安排好这些原料的领用发放是食品生产管理的重要课题。因为这直接影响到生产过程的组织及成本控制。领料管理的目的，一是保证厨房用料得到及时、充分的供应；二是控制厨房用料数量；三是正确记录厨房用料成本。所以，整个领料的过程必须符合下列三点原则：
（1）定时领料
为了使仓管员有充分的时间整理仓库，检查各种原料的情况，不会成天忙于发放原料，耽误其他必要工作，酒店应作出领料时间的规定，并规定领料部门提前一天送交“领料单”，仓管员便有充分时间准备原料，免出差错，而且还能促使厨房作出周密的用料计划。
（2）领料单的使用
为了记录每一次领用的原料物资数量及其价值，以正确计算食品成本，仓库原料发放必须坚持凭“领料单”发放的原则。“领料单”应由厨房领料人员填写，由厨师长核准签字，然后送仓库领料。仓管员凭单发料后应在“领料单”上签字。原料物资领用单须一式三份，一联随原料物资交回领料部门，一联由仓库转财务部，一联由仓库留存。
领用单
领用部门： 年 月 日 No
品名 规格 单位 数量 单价 请领数 实发数 单价 小计
。
合计
备注
领料人： 厨师长： 仓管员：
二、餐饮采购方式选择
1。报价采购
（1）报价采购的含义
报价采购是指餐饮业者拟购置货品时，先寻找理想供应商或货源，再向其询价寄出征购函，请其寄上报价单或正式报价，这种方式的采购称报价采购。通常卖方所寄发的报价单，其内容包括：品名、数量、单位、价格、交易条件、有效期间，有时卖方为求取买方的信任，会主动提出信用调查资料供参考，有时也会寄上“样品”、“目录”及“说明书”，如果报价内容买方完全同意，此项报价采购合同即算成立。
（2）报价采购的种类
①确定报价
确定报价是指在某特定期限内才有效的报价。换句话说，此种报价是指在有效期内，卖方所提价格为买方所接受，此种交易行为即告成立，若是逾期对方不寄发接受通知，此买卖交易行为即不存在，但是若对方（买方）在接受此报价时，尚附有条件者，则原有“确定报价”即告失效，但是却成为一种新的要约。
②条件式报价
所谓条件式报价，是指厂商在报价时附有其他条件，由于条件内容不一，因而其形态十分复杂。
a。无承诺的报价：此类报价一般仅可作为参考，卖方是按当天市价报价，若遇物价波动，卖方得自行调整其价格，所以这种报价寄发时，务必声明：“本报价不受承诺的约束”，或“本报价价格按市价而增减”，或“价格随时适时变更，无需通知”。
b。卖方确认的报价：此类报价必须经卖方确认后才算生效，此类报价较无承诺的报价好，它对买方表达出交易的诚意，又可防范风险。不过若遇特殊理由，卖方可说明原因而取消确认。
c。可以先销售的报价：这种报价对卖方较有利，即卖方以一批货同时向两家以上客户报价，如果其中有人接受此报价，则后到接受者，对已售的货品即自动失效。
d。买方于同意后的报价：此类报价又称许可退货的报价，即买方须看到货品满意后才成立的报价方式，这种报价对卖方极不利，因此甚少为人所采用。
③还报价
所谓“还报价”事实上是一种讨价还价的方式。它是指买方对卖方报价单所提交易条件、产品品质规格、付款方式均甚满意，唯嫌价格太高，要求对方减价。但这种还报价与接受是不同的，还报价必须卖方接受后交易行为才告成立，如卖方不同意减价，则交易仍无法成立。
④更新报价
更新报价是指报价有效期间已过，以同样交易条件重新再报价。
2。招标采购
（1）招标采购的含义
所谓“招标”又称“公开竞标”，它是现行采购方法常见的一种。这是一种按规定的条件，由卖方投报价格，并择期公开当众开标，公开比价，以符合规定的最低价者得标的一种买卖契约行为。此类型的采购具有自由公平竞争的优点，可以使买者以合理的价格购得理想物料，并可杜绝徇私、防止弊端，不过手续较费时，对于紧急采购与特殊规格的货物无法适用。
（2）招标采购的程序
公开招标采购必须按照规定作业程序来进行，一般而言，招标采购的流程可分下列四大步骤，即发标、开标、决标、签订合约等四阶段。
①发标
发标的前须对采购物品的内容，依其名称、规格、数量及条件等详加审查，若认为没有缺失或疑问，则开始制发标单、刊登公告并开始准备发售标单。
②开标
开标的前须先作好事前准备工作，如准备开标场地、出售标单，然后再将厂商所投的标启封，审查厂商资格，若没问题再予以开标。
③决标
开标的后，须对报价单所列各项规格、条款详加审查是否合乎规定，再举行决标会议公布决标单并发出通知。
④签订合约
决标通知一经发出，此项买卖即告成立，再依招标规定办理书面合约的签订工作，合约一经签署，招标采购即告完成。
（3）招标采购的技术
①制作理想的标单
在整个招标采购的过程中，最重要的是标单的订定，如何拟订出一份理想标单，是标购作业中不可忽视的一项重要基础工作。一份理想的标单，至少须具备下列几项内容：
a。能够确定适当的标购方式，不要指定厂牌开标。
b。规格要明确，对于主要规格开列须明确，次要规格则可稍富弹性。
c。所列条款务必具体、明确、合理，可以公平比较。
d。投标须知及合约标准条款，能随同标单发出，内容订得合情合理。
e。标单格式合理，发标程序制度化。
②招标采购须注意的事项
a。品名是否明确、标购物品所列名称是否采用标准名称？品名书写是否有笔误？
b。质量、规格是否适合本身营业的需要，并了解主要规格与次要规格的作用。
c。注意数量，了解各种吨、毛重、净重的计算与换算方法，力求准确。
d。包装方法及条款是否适宜。
e。交货日期必须明白订定为宜，避免使用含糊不清的用语，以免届时发生不必要的纠纷与困扰。
3。议价采购
（1）议价采购的含义
议价采购是针对某项采购物品，品牌物料，以公开方式与厂商个别进行洽购并议定价格的一种采购方法。由于价格的拟定是双方磋商后订定，故此项采购方式又称为双方议价法。
（2）议价采购的优缺点
①优点
a。议价采购最适于紧急采购，它可及时取得迫切需要的物品。
b。议价采购较其他采购方式更易获取适宜的价格。
c。对于特殊性与规格的采购品，议价采购最适宜，且能确保采购质量。
d。可选择理想供应商，提高服务质量与交货安全。
e。有利于政策性或互惠条件的运用。
②缺点
a。议价采购是以不公开方式进行磋商议价，容易给采购人员造成舞弊机会。
b。秘密议价违反企业公平、自由竞争的原则，易造成价格垄断。
c。独家议价易造成厂商哄抬价格的弊端。
（3）议价预估的方法
①采购餐饮烹饪设备，若厂商有产品目录或价目表，则可参考，并可参照市场行情预估。
②实际从事市场商情调查，可通过同业所提供的采购资料，其实际调查比较三家以上厂商的价目表，以其平均值作为预估价格。
③采购食品原料，可参考以往进价及市场预估。
④对于大宗蔬果，除参照以往进价外，并可电询批发市场作为依据。
⑤若所采购物资无以往相同规格资料可参考时，则可以性质相似的采购物资价格资料供参考，或以政府或同业所订价格来预估。
（4）议价采购的步骤
①审查报价单
审查厂商寄来的报价单，通常必须注意下列几点：
a。品名、规格、质量是否符合需求？
b。报价是否确定？有无附带不确实价格条款？
c。付款条件、报价有效期是否合理？
d。交货期与交货方式是否合乎要求？
e。是否附有特别条款，如索赔、违约罚款、不可抗力等等因素，其内容是否合理？
②订期议价及签约
买方接到卖方寄来报价单后，经过审查后若认为合理，即可由买方择期议价，对于大宗特殊设备有时需要历经多次洽商，分析每项条款后，才可以决定，再由买卖双方正式签署合约。
（5）议价采购应注意的事项
①议价采购必须指定厂牌或确定质量、规格，此为第一要件。
②议价采购必须要求供应商提供原厂报价单或价目表正本，以防止中间商不实的报价，若是复印件仍应要求对方提出原本核对或电询，以防中间商涂改舞弊。
③有些代理商为争取生意，对买方所提条件，如规格、品质、交货期、价格等，往往未经原厂同意即一口承诺。
因此，议价时须详审代理商与原厂商的代理契约关系，若是涉及到规格、品质、交货期、价格等条款的修订与变更，必须要求代理商提出原厂的承诺文件才作决定。
4。现估价采购
买卖双方当面估价的采购方式，其方法是自数家供应商取得估价单，然后双方面洽其中的内容，一直到双方认为满意时才签订买卖合约。此种方式因有质量、服务及交货期等问题，所以买方不一定向价格最便宜的供应商采购，但一般都已经事先做好品质调查，认为没有问题的供应商才向其索取估价单，所以如果交货期及服务等没有问题时，大部分都向价格较便宜的供应商订购。
（1）现估价采购的优点
①因为收集各供应商的估价单在一起比价的关系，所以是仅次于投标方式可获得单价便宜的方式。尤其在不景气时，想要取胜同